Cómo utilizar la función BUSCARV en una hoja electrónica de Excel

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Dentro de Microsoft Excel, el uso de BUSCARV puede parecer una actividad reservada solamente a los expertos, pero en realidad es algo muy sencillo de llevar a cabo, ya que basta con aprender un poco de código para facilitar la obtención de información desde cualquier hoja electrónica.

Cómo funciona BUSCARV

  1. Cuándo utilizar BUSCARV. Esta es una función de Excel que permite introducir el valor de una celda para buscar el valor de una celda correspondiente en la misma fila, línea o renglón.
    • Puede utilizarse para localizar información en una hoja de cálculo grande, o en caso de se deba encontrar información repetitiva.
    • Por ejemplo, supongamos que eres un profesor con una lista de alumnos elaborada en Excel. Podrías hacer uso de BUSCARV para introducir el nombre de un estudiante y obtener, de manera instantánea, su calificación desde una celda correspondiente.
    • Esta función también es útil en caso de trabajar en el sector del comercio o las ventas al por menor, por poner nuevamente un ejemplo, es posible buscar el nombre de un artículo y obtener, como resultado, el número de dicho artículo o su precio.
  2. Comprueba que tu hoja electrónica se encuentre organizada apropiadamente. En la función BUSCARV, la “v” significa “vertical”. Esto quiere decir que la hoja de cálculo debe estar organizada en forma de listas verticales, puesto que la función está diseñada solamente para buscar de manera vertical (en columnas) y no horizontal (en filas, líneas o renglones).
  3. Utilización de BUSCARV para encontrar un descuento. En caso de hacer uso de esta función para cuestiones empresariales o de negocios, es posible configurarla de modo que una tabla calcule el precio de o el descuento sobre un artículo o producto específico.

Entender los valores de BUSCARV

  1. Valor buscado. Es la celda a partir de la cual se comenzará, o, dicho en otras palabras, el lugar donde se introducirá el código de la función.
    • Esto será un número de celda, como F3. Se refiere al lugar de la búsqueda.
    • Independientemente de lo que busques, debe ser a partir de la primera columna de tu hoja de cálculo.
    • Por lo que es útil colocarlo separado por algunos espacios o celdas del resto de la hoja completada, de modo que no termine por mezclarse con otros datos.
  2. Matriz de tabla: Consiste en dos referencias a celdas (inicial y final) que indican el rango completo de datos.
    • El primer número será el que esté en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo, y el segundo número será el que esté en la esquina inferior derecha de los datos.
    • Volviendo al ejemplo del profesor con una lista de alumnos, supongamos que tienes dos columnas. La primera de ellas contiene los nombres de todos los estudiantes, mientras que la segunda tiene sus calificaciones. Si, por ejemplo, tienes 30 alumnos comenzando en la celda A2, entonces la primera columna va desde A2 hasta A31. La segunda columna con las calificaciones va desde B2 hasta B31. De este modo, la matriz de tabla es A2:B31.
    • Un aspecto importante a tomar en cuenta es no incluir los encabezados de tabla. En otras palabras, no es necesario incluir los títulos o nombres de cada columna, como “Nombre del alumno” y “Calificación” en la matriz de tabla (probablemente, estos serían los valores de las celdas A1 y B1 en la hoja electrónica).
  3. Indicador de columnas: Este es el número de la columna en la cual se realizará la búsqueda de los datos.
    • Es importante que para que BUSCARV funcione, lo que se debe utilizar es el número de la columna, no el nombre o título, por lo que, en el ejemplo de la lista de estudiantes, se pondría "2" como el número de indicador (índice) de columna debido a que la calificación se encuentra en la segunda columna.
    • Tampoco es necesario utilizar la letra que identifica a la columna para esto, sino solamente el número que la representa. En otras palabras, BUSCARV no reconocerá "B" como la columna correcta, únicamente el número "2".
    • En caso de trabajar con una hoja electrónica de gran tamaño, es posible que el número de columnas hacia la derecha deba contarse de manera literal para encontrar el número de índice o indicador correcto.
  4. Rango de búsqueda: Esta es la parte de BUSCARV en la cual indicarás si lo que deseas es un número exacto o bien un valor estimado.
    • Si lo que necesitas como resultado es un valor exacto, y no uno redondeado u obtenido de una celda cercana, lo que se debe colocar en esta parte de la función BUSCARV es “FALSO”.
    • De otro modo, si lo que te interesa es obtener un número estimado, ya sea redondeado o tomado de una celda vecina, entonces es posible colocar “VERDADERO” en esta parte.
    • ¿Y qué sucede si no estás seguro de lo que necesitas? En este caso, es más seguro colocar “FALSO” de modo que obtengas un resultado preciso a partir de tu búsqueda en la hoja de cálculo.

Hacer uso de la función BUSCARV

  1. Para comenzar a utilizar BUSCARV propiamente, lo primero es crear o tener una hoja de cálculo, con al menos dos columnas de información para que la función trabaje, aunque puedes tener tantas como necesites.
  2. A continuación introduce la fórmula BUSCARV en una celda en blanco, de la manera siguiente: =BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, rango_buscado)
    • Puedes utilizar cualquier celda para escribir esta fórmula, tomando únicamente en cuenta que cualquier celda que elijas será el “valor buscado” dentro del código de la función.
    • Con base en lo mencionado en los párrafos anteriores, es fácil saber ahora qué deberíamos poner en cada uno de los valores o argumentos de la función. Volviendo al ejemplo de la lista de estudiantes, la fórmula BUSCARV quedaría de la siguiente manera: = BUSCARV (F3, A2: B32, 2, FALSO)
  3. Es posible también ampliar la función BUSCARV con la finalidad de incluir otras células. Para ello, basta con seleccionar la celda que contiene el código BUSCARV. En la esquina inferior derecha, selecciona el identificador de celdas y arrástralo para incluir una o más celdas distintas.
    • Esto te permitirá realizar búsquedas utilizando BUSCARV, ya que deben existir al menos dos células con el fin de tener una entrada/salida de información.
    • Es posible introducir una breve descripción de cada celda en una celda adyacente. Por ejemplo, es posible colocar la leyenda “Nombre del estudiante” a la izquierda de la celda en la cual se está buscando al alumno.
  4. Por último, es importante realizar pruebas a la función BUSCARV. Para ello, en nuestro ejemplo, introduciremos el valor buscado que sería el nombre de un estudiante, en una de las celdas que incluiste dentro del código de tu función. BUSCARV debe proporcionarte, de manera automática, la calificación de dicho estudiante en la celda contigua.

Consejos

  • Para evitar que el valor de la celda cambie en el código de la función al agregar o ajustar celdas dentro de la tabla, basta con colocar el caracter “$”antes de cada letra y número que forma parte de las referencias de celdas de la matriz de tabla. En nuestro ejemplo, esto quedaría como: BUSCARV(F3,$A$2:$B$32,2, FALSO)
  • Finalmente, es importante comprobar que no existan espacios iniciales/finales o un uso incoherente de las comillas dentro de la hoja de cálculo para que BUSCARV proporcione los resultados esperados.
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