Comment créer un emploi du temps

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Si vous vous sentez débordé la plupart du temps en essayant de suivre et de terminer tout ce que vous avez à faire pendant la journée, créer un emploi du temps est une excellente façon de devenir plus productif et plus efficace. Faites-en un journalier pour retirer le maximum de votre temps, il vous aidera à réduire votre stress et vous permettra de devenir plus productif. Pour en faire un bon, vous devez y inclure une liste raisonnable de choses à faire et de pauses. Pour le suivre, vous devez trouver la méthode qui fonctionne le mieux pour vous et l'utiliser tous les jours à la même heure pour dresser votre emploi du temps.

Trouver sa méthode préférée

  1. Utilisez un carnet ou une application. La première étape pour créer et suivre un emploi du temps est de trouver une méthode qui fonctionne pour vous et de la suivre .
    • Pendant la première semaine de mise en place de l'emploi du temps, n'hésitez pas à essayer différentes méthodes pour en trouver une qui marche. Essayez différentes applications ou écrivez dans un carnet. Une fois que vous en avez trouvé une qui vous plait, suivez-la.
    • Il existe des centaines d'applications, de calendriers et d'outils d'amélioration de la productivité que vous pouvez utiliser. Même si ces options sont très utiles, il va être trop compliqué et même contreproductif d'en utiliser plusieurs en même temps.
    • Certaines personnes préfèrent le papier et le crayon, d'autres un calendrier (qu'il soit en papier ou sous forme d'application) et d'autres encore préfèrent une application qui se connecte à leurs différents appareils. Choisissez la solution que vous préférez, mais choisissez-en une seule et utilisez seulement celle-ci.
  2. Écrivez la date. Que vous fassiez votre emploi du temps sur du papier ou sur une application, écrivez la date.
    • Si vous utilisez un calendrier, la date devrait déjà apparaitre. Si la date n'est pas incluse automatiquement, faites-le.
    • En incluant la date et même le jour de la semaine, vous arriverez à suivre vos progrès et vous pourrez vous concentrer sur la journée. Le but de l'emploi du temps est de vous permettre de vous concentrer sur les tâches que vous devez faire, pas sur ce que vous allez devoir faire dans le futur.
  3. Remplissez les informations nécessaires. Tout le monde a une journée différente et ce que vous allez y inclure dépend de la personne que vous êtes. Cependant, cela devrait inclure tous les détails dont vous avez besoin pour vous assurer de pouvoir terminer efficacement et à l'heure toutes les tâches.
    • Si vous devez vous rendre à une réunion à 11 h 30, vous devriez inclure l'emplacement de la réunion, les participants à la réunion, sa durée et peut-être même le sujet de la réunion. Vous pourriez aussi noter dans un coin le matériel dont vous allez avoir besoin pendant la réunion.
    • Écrivez toutes les informations qui pourraient être difficiles à retenir. Pendant la première semaine de « test », trouvez ce qui fonctionne le mieux pour vous. Si vous vous rendez compte que vous remplissez toutes les marges de la feuille ou que vous créez de longues notes dans l'application pour tout y inclure, détendez-vous.
    • Vous voulez devenir plus exact pour mieux vous préparer. Essayez d'y inclure plus de détails que l'heure et une description simple. Si vous vous sentez accablé en essayant d'y ajouter tous les détails, vous pourriez n'y inclure que ceux qui vous permettent de vous sentir préparé à affronter la journée.
  4. Suivez cette méthode. Une fois que vous avez trouvé la méthode qui fonctionne le mieux pour vous, vous devez la suivre. N'essayez pas de suivre des méthodes pour faire un emploi du temps qui ne sont pas nécessaires.
    • Si vous trouvez une application qui vous permet de tout noter facilement, vous ne devriez utiliser que celle-ci. À moins qu'il vous faille utiliser différentes plateformes pour travailler, n'utilisez qu'une seule application.
    • Vous aimez peut-être écrire votre emploi du temps sur du papier. Sachez que vous allez aussi avoir besoin d'un calendrier pour organiser vos réunions et vos dates butoirs. Ce n'est pas un problème. Apprenez à séparer les deux. Vous pouvez toujours noter vos réunions ou les tâches à faire dans le carnet. Envisagez d'utiliser un calendrier seulement pour les évènements que vous devez organiser en avance et pour les réunions de travail.

Créer l'emploi du temps

  1. Concevez une hiérarchie de tâches et d'évènements. Avec une méthode mise en place pour votre emploi du temps, vous avez maintenant développé votre propre système d'organisation de vos tâches quotidiennes. La méthode que vous choisissez doit être celle qui vous semble la plus naturelle.
    • Si vous êtes le genre de personne qui aime tout organiser dès le matin, vous devriez organiser les tâches de votre emploi du temps en ordre chronologique. Si vous utilisez un calendrier sous forme d'application, vous pouvez créer un calendrier spécial pour votre emploi du temps. Vous pouvez ensuite visualiser seulement ce « programme quotidien » jusqu'à ce que vous ayez besoin de voir les autres .
    • Vous pourriez ne pas ressentir le besoin de tout planifier, par exemple, il pourrait vous sembler inutile de noter que vous devez prendre votre petit-déjeuner. Vous pourriez seulement organiser les tâches les plus importantes de la journée. Si c'est votre cas, vous pourriez avoir une organisation différente. Par exemple, il pourrait vous sembler plus facile d'écrire les tâches les plus importantes à faire en haut de votre emploi du temps et les moins importantes en bas.
    • La meilleure façon de faire un emploi du temps est de trouver celle qui vous correspond le mieux et qui vous permet de la suivre facilement. Vous pourriez vous rendre compte que vous préférez commencer par planifier certaines choses à un certain moment. Mais vous pouvez organiser les autres tâches par ordre d'importance. Par exemple, si vous savez que vous avez une réunion à 11 h 30, vous pourriez choisir d'inclure une ou deux tâches importantes avant d'y aller tout en gardant des choses plus petites à faire pour après la réunion.
  2. Écrivez en premier les choses importantes. Essayez de construire votre emploi du temps en commençant par les tâches importantes, que vous écriviez ces tâches simplement sur un bout de papier ou que vous utilisiez une application qui le fait pour vous. Avec votre propre organisation en place, vous connaitrez en avance les tâches importantes de la journée avant d'organiser celles qui le sont moins.
    • Même si vous organisez l'emploi du temps de manière chronologique, il est important de savoir quelles sont les choses que vous devez faire aujourd'hui. Une fois que vous avez organisé les choses importantes, vous pouvez terminer en vous concentrant sur les choses moins importantes.
    • En commençant par les choses importantes, vous aurez une meilleure idée des choses que vous avez à faire pendant la journée. Cela vous aidera à ne pas prévoir plus de choses que vous pouvez en faire. Votre but quotidien est de faire tout ce que vous avez prévu. Ne vous donnez pas tellement de tâches à faire que vous ne pouvez pas toutes les finir dans la journée.
  3. Choisissez une heure de début et de fin. Que vous utilisiez une application, un calendrier ou un bout de papier, vous arriverez à faire ce que vous voulez faire et à vous concentrer en vous organisant bien.
    • En décidant de l'heure de début d'une certaine application, vous arriverez à suivre votre emploi du temps. Cela vous aidera aussi avec d'autres tâches qui ne sont pas reliées au travail, par exemple le ménage ou les exercices physiques. Au lieu de vous dire que vous allez faire de l'exercice lorsque vous aurez fini quelque chose, organisez-vous plutôt pour le faire à une certaine heure.
    • Si vous vous organisez pour préparer le plan de votre présentation à 9 h 30 avant d'écrire un article à 11 h, vous saurez que vous n'avez qu'une heure et demie pour le faire. Cela vous aidera aussi à éviter la tentation de faire plusieurs choses à la fois ou de vous laisser distraire par une autre activité.
    • Vous aurez une idée de ce à quoi va ressembler votre journée en incluant l'heure de début et de fin des choses que vous avez à faire. Vous aurez une meilleure idée de ce que vous aurez déjà accompli à une certaine heure et de l'heure à laquelle vous aurez tout fini.
  4. Accordez-vous des pauses. Lorsque les gens organisent un emploi du temps, ils ont tendance à vouloir trop en faire et accumulent les tâches les unes après les autres.
    • Souvent, lorsque vous organisez votre journée, vous voyez sept ou huit heures que vous pouvez remplir avec des choses à faire. Cependant, il y a toujours des interruptions, des pauses ou des choses qui prennent plus de temps à faire. Donnez-vous entre cinq et dix minutes de pause entre chaque tâche.
    • En vous donnant quelques minutes de repos, vous vous permettez de changer d'état d'esprit pour vous adapter à la prochaine chose à faire. Allez aux toilettes ou détendez-vous. Lisez un article entre deux choses à faire, répondez à un texto ou allez vous promener. En vous permettant de faire des pauses, vous vous aiderez aussi à rester concentré sur une certaine tâche.
    • Cela signifie aussi que vous devez vous organiser pour terminer les choses que vous avez à faire avant la dernière minute. Si vous avez un projet que vous devez terminer vendredi avant 17 h, essayez de le terminer jeudi à 17 h. De cette façon, vous n'allez pas vous dépêcher à la dernière minute et repousser d'autres choses à faire.
  5. Trouvez un équilibre et respectez votre temps libre. Fixez-vous une heure à laquelle vous devez avoir fini. Au fur et à mesure que vous vous habituez à faire votre emploi du temps, vous saurez ce que vous pouvez accomplir en une journée ou en une semaine.
    • Servez-vous de ces connaissances pour organiser votre journée en pensant à sa fin. Votre but est de terminer ce que vous avez à faire à l'heure déterminée. Cela ne veut pas dire cependant que vous devez travailler tard ou sacrifier votre temps libre si précieux pour faire ce que vous avez à faire. Fixez une fin aux choses que vous avez à faire. Prenez le temps de reconsidérer votre journée ou de faire le tri dans votre boite email. Lorsque vous avez terminé, rentrez chez vous .
    • Organisez-vous pour la dernière tâche de la journée et faites-la. Si vous écrivez tout et si vous avez aussi noté l'heure pour vous brosser les dents et vous mettre au lit, assurez-vous de suivre votre emploi du temps. Suivez le plan que vous avez établi. Si vous vous êtes fixé d'avoir terminé votre travail avant 17 h 30, vous devez terminer à cette heure-là, à moins qu'il y ait un cas de force majeure avant.
    • Entrecoupez les choses que vous avez à faire d'activités plus amusantes. Incluez des tâches personnelles plus amusantes qui vous permettront de trouver un équilibre entre travail et plaisir. Vous pouvez aussi créer un emploi du temps pour vos activités de loisirs. Par exemple, chaque fois que vous terminez deux tâches ou toutes les heures de travail, vous pouvez prendre entre dix et vingt minutes de pause pour faire ce que vous voulez .
  6. Ajoutez des moments de détente. Votre emploi du temps quotidien sera plus facile à suivre s'il inclut des tâches spécifiques que vous avez vraiment envie de faire.
    • Si vous avez une journée pleine de choses à faire comme des présentations, des réunions ou des dates butoirs, vous aurez plus envie de les terminer si vous savez qu'il y aura une activité amusante après.
    • Si vous dinez avec un ami, si vous sortez un soir ou même si vous passez une soirée à regarder des films ou jouer à des jeux vidéos, incluez-le dans votre emploi du temps pour travailler à votre récompense.
    • Essayez d'y inclure les pauses que vous faites pendant la journée. Il pourrait vous être utile d'inclure l'heure du diner ou de votre programme préféré. Vous allez vous sentir plus motivé en sachant que chaque tâche que vous terminez vous rapproche de votre moment de détente.

Suivre son emploi du temps

  1. Organisez-vous tous les jours à la même heure. Planifiez votre emploi du temps tous les jours à la même heure. Cela vous aide à faire de votre emploi du temps une habitude et il va bientôt vous être impossible de vivre sans le faire.
    • Que vous preniez une demi-heure le matin en prenant votre café ou que vous le fassiez la veille, vous arriverez à ne pas oublier de le faire si vous le faites tout le temps à la même heure.
    • La création de l'emploi du temps est tout aussi importante que son suivi. En prenant le temps tous les jours à la même heure pour le faire, vous vous assurerez d'avoir suffisamment de temps pour vous préparer et pour ne rien oublier.
  2. Évitez de faire plusieurs choses à la fois. Concentrez-vous sur une tâche à la fois et commencez par les plus importantes. Votre emploi du temps ne vous sera pas très utile si vous ne le suivez pas. Une fois que vous avez appris comment l'organiser de la manière la plus efficace pour vous, il vous sera facile de le suivre.
    • Vous devenez moins productif au fur et à mesure que la journée se déroule. C'est pourquoi vous devez faire les choses importantes dès que vous avez l'énergie et la concentration nécessaires pour le faire. Gardez les choses moins importantes pour plus tard.
    • En essayant de faire plusieurs choses à la fois ou en vous laissant distraire par les réseaux sociaux, il vous sera plus difficile de suivre votre emploi du temps. Concentrez-vous sur votre tâche actuelle. Vous savez que vous vous êtes bien organisé pour pouvoir faire tout ce que vous devez et voulez faire. Plus tôt vous faites ce que vous avez à faire, plus tôt vous pourrez faire ce que vous avez envie de faire.
    • Évidemment, il y a des moments où vous devez répondre aux emails de votre chef tout de suite ou il y a un projet de dernière minute qui tombe sur votre bureau. Cependant, la plupart du temps, suivez les choses que vous avez organisées. Vous vous donnez suffisamment de pauses et de temps pour répondre aux urgences. Lorsque quelque chose arrive qui n'est pas urgent, laissez-le de côté jusqu'à ce que vous ayez le temps de vous en occuper.
  3. Cochez les tâches accomplies. Vous allez avoir le sentiment du devoir accompli en marquant les choses que vous venez de terminer. Cela vous aidera à suivre votre emploi du temps et à continuer à le mettre en place.
    • Une fois que vous avez fini quelque chose, marquez-le comme terminé, que ce soit une croix sur votre agenda ou une case à cocher dans votre application. Lorsque vous le faites, vous vous sentirez fier d'avoir terminé ce que vous vous êtes fixé de faire.
    • Cela vous aide aussi à savoir ce que vous avez fait et ce qu'il vous reste à faire. Vous vous sentirez bien en voyant que vous vous rapprochez de votre pause bien méritée. Lorsque vous repasserez en revue votre journée et que vous verrez que vous avez fait ce que vous vous étiez fixé, vous aurez le sentiment du devoir accompli.
    • Il est normal de ne pas pouvoir tout finir. En voyant les choses que vous n'avez pas pu terminer, vous arriverez à mieux vous adapter et à vous organiser plus efficacement. Ce projet que vous n'avez pas pu terminer ? Vous savez qu'il est plus gros que ce que vous imaginiez. Organisez-vous pour prendre plus de temps le lendemain pour le terminer.
  4. Donnez-vous du temps libre. N'oubliez pas d'ajouter du temps libre pour pouvoir faire ce que vous avez à faire, car vous savez que vous allez faire une pause une fois terminée. N'oubliez pas d'organiser vos journées de manière réaliste et d'inclure des pauses entre chaque tâche .
    • Vous allez avoir beaucoup plus de mal à le suivre si vous voyez un emploi du temps plein à ras bord sans aucune pause. En voyant toutes les choses que vous ne voulez pas faire, vous pourriez vous sentir tenté de tout envoyer bouler et d'ignorer des choses importantes.
    • Révisez toutes les semaines votre emploi du temps. Voyez si vous arrivez à tout faire. Remarquez les moments où vous vous laissez aller. Vous en avez prévu peut-être beaucoup trop ou vous n'avez pas prévu assez de pauses. Faites des ajustements et essayez d'atteindre vos objectifs la semaine prochaine.
    • Laissez-vous suffisamment de moments de détente et organisez-vous de manière réaliste. Que vous soyez à l'école ou au travail pendant environ huit heures par jour, vous ne passez en fait que la moitié à travailler. Ne croyez pas que vous êtes productif à 100 % pendant ces huit heures. Vous serez beaucoup plus productif pendant les moments que vous réservez au travail.
    • Au sein de votre organisation, essayez de commencer la journée par les tâches les plus importantes. De nombreuses personnes sont plus productives en début de journée. Ne vous laissez pas aller au stress en faisant des tâches plus importantes plus tard si vous êtes fatigué .
    • Si vous savez que vous êtes moins productif après le déjeuner, vous devriez commencer à travailler un petit peu plus tôt. Éliminez les choses importantes à faire avant que vos collègues commencent à vous envoyer des emails et à vous demander de faire d'autres choses. De cette façon, vous pourrez ne pas vous sentir coupable de prendre une petite pause plus tard lorsque vous serez probablement moins productif.
  5. Gardez votre emploi du temps sous la main. Que ce soit un carnet, un agenda ou une application, vous devez toujours garder votre emploi du temps sous la main pour pouvoir le consulter facilement et cocher les tâches que vous avez terminées.
    • Il vous sera plus facile de le suivre si vous le gardez sous la main et si vous y jetez un œil de temps en temps.
    • Si quelqu'un vous demande si vous pouvez faire quelque chose ou si on a besoin de vous, il vous sera plus facile de le consulter et de donner une réponse positive ou négative.
    • N'ayez pas peur de déplacer des tâches ou des réunions, surtout si vous commencez la journée en faisant les tâches les plus importantes. Servez-vous de votre emploi du temps pour dire non lorsque cela est nécessaire. C'est votre ami et vous l'avez organisé de cette façon pour une bonne raison. Même si vous y avez noté des pauses ou du temps libre, c'est un moment sacré.

Conseils

  • Donnez-vous suffisamment de temps pour faire tout ce que vous avez à faire.
  • Gardez-le dans votre sac et gardez-le toujours sous la main.
  • Organisez les tâches plus importantes au début.
  • Marquez les tâches que vous avez terminées.
  • Donnez-vous du temps libre.
  • Choisissez une heure pour organiser votre journée.
  • Considérez la semaine passée et faites des ajustements pour mieux suivre votre emploi du temps.
  • Préparez-vous mentalement à ajuster votre temps.
  • Permettez-vous d'avoir du temps libre.
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