Comment créer une liste déroulante dans Excel

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La liste déroulante peut grandement améliorer le processus de saisie des données dans votre tableur Microsoft Excel, tout en limitant les données à entrer à celles disponibles dans le menu déroulant. Apprenez à créer une liste déroulante dans Excel 2013 et ses versions précédentes.

Excel 2013

  1. Ouvrez le fichier Excel dans lequel vous voulez créer votre liste déroulante.
  2. Ouvrez une nouvelle feuille dans le fichier Excel.
  3. Entrez la liste des données que vous voulez voir apparaître dans votre liste déroulante. Chaque donnée est dans une cellule qui lui est propre et toutes appartiennent à la même colonne. Par exemple, si vous créez une liste déroulante qui contient une liste de sports, entrez « baseball » dans la cellule A1, « basketball » dans la cellule A2, « football » dans la cellule A3, etc.
  4. Sélectionnez toutes les cellules qui contiennent les données de la liste déroulante.
  5. Faites un clic droit sur la sélection. Sélectionnez « Définir un nom ».
  6. Choisissez un nom pour votre liste dans le champ « Nom », puis cliquez sur « OK ». Le nom que vous avez choisi sert juste de référence, il ne sera pas affiché dans votre tableur.
  7. Cliquez directement dans la cellule du tableur dans laquelle vous voulez voir apparaître la liste déroulante.
  8. Cliquez sur le bouton « Données » et sélectionnez « Validation des données ». Le menu « Validation des données » apparaît maintenant sur votre écran.
  9. Cliquez sur la table des « Paramètres », puis sélectionnez « Liste » dans le menu déroulant « Autoriser ».
  10. Dans la case « Source », tapez un signe égale suivi par le nom que vous avez choisi pour votre liste déroulante. Si vous avez par exemple nommé votre liste « Sports », alors entrez « =Sports ».
  11. Cochez l'option « Liste déroulante dans la cellule ».
  12. Cochez l'option « Ignorer si vide » si vous voulez que l'utilisateur puisse ne sélectionner aucune des options de votre liste déroulante.
  13. Cliquez sur la table « Alerte d'erreur ».
  14. Cochez l'option « Quand des données non valides sont tapées ». Cela permet d'avertir l'utilisateur lorsqu'une donnée non valide est saisie. Si vous voulez autoriser l'utilisateur à entrer sa propre donnée dans la liste déroulante, ne cochez pas cette case.
  15. Cliquez sur « OK ». Votre liste déroulante est maintenant disponible dans le tableur.

Excel 2010, 2007 et 2003

  1. Ouvrez le fichier Excel dans lequel vous voulez créer votre liste déroulante.
  2. Ouvrez une nouvelle feuille dans le fichier Excel.
  3. Entrez une liste des données que vous voulez voir apparaître dans votre liste déroulante. Chaque donnée est dans une cellule qui lui est propre et toutes appartiennent à la même colonne. Par exemple, si vous créez une liste déroulante qui contient une liste de fruits, entrez « pomme » dans la cellule A1, « banane » dans la cellule A2, « myrtille » dans la cellule A3, etc.
  4. Sélectionnez toutes les cellules qui contiennent les données de la liste déroulante.
  5. Cliquez sur la cellule « Nom » de la barre d'outils Excel, située à gauche de la barre de formule.
  6. Choisissez un nom pour votre liste dans le champ « Nom », puis cliquez sur « Entrée ». Le nom que vous avez choisi sert juste de référence, il ne sera pas affiché dans votre tableur.
  7. Cliquez sur la cellule dans laquelle vous voulez faire apparaître la liste déroulante.
  8. Cliquez sur la table des « Données » et sélectionnez « Validation des données » dans le groupe « Outils de données ». La boîte de dialogue « Validation des données » apparaît maintenant sur votre écran.
  9. Cliquez sur la table « Paramètres » dans la boîte de dialogue « Validation des données ».
  10. Sélectionnez « Liste » dans le menu déroulant « Autoriser ».
  11. Dans la case « Source », tapez un signe égale suivi par le nom que vous avez choisi pour votre liste déroulante. Si vous avez par exemple nommé votre liste « Fruits », alors entrez « =Fruits ».
  12. Cochez l'option « Liste déroulante dans la cellule ».
  13. Cochez l'option « Ignorer si vide » si vous voulez que l'utilisateur ait le choix de ne sélectionner aucune option dans la liste déroulante quand il utilise ce tableur.
  14. Cliquez sur la table « Alerte d'erreur ».
  15. Cochez l'option « Quand des données non valides sont tapées ». Cela permet d'avertir l'utilisateur lorsqu'une donnée non valide est saisie. Si vous voulez autoriser l'utilisateur à entrer sa propre donnée dans la liste déroulante, ne cochez pas cette case.
  16. Sélectionnez « OK ». La liste déroulante est maintenant affichée dans votre tableur.

Conseils

  • Lorsque vous entrez une série de données pour votre liste déroulante, faites attention à les entrer dans l'ordre dans lequel vous voulez qu'elles apparaissent dans la liste. Vous pouvez par exemple les entrer dans l'ordre alphabétique pour que l'utilisateur puisse facilement trouver les données qu'il cherche.
  • Quand vous avez terminé de créer votre liste déroulante, ouvrez-la pour vérifier que toutes les données sont bien affichées. Dans certains cas, vous devrez élargir les cellules pour visualiser vos données en entier.

Avertissements

  • Vous ne pourrez pas accéder au menu « Validation des données » si votre fichier est protégé, partagé ou relié à un site « SharePoint ». Si votre fichier est dans l'un de ces cas, enlevez la protection, supprimez le partage du fichier ou bien désactivez le lien de partage, puis essayez à nouveau d'accéder à la Validation des données.
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