Comment agrandir son réseau lors d'une conférence

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Une conférence est une excellente opportunité professionnelle si vous savez faire du « réseautage » (ou « networking ») de façon efficace. Lorsque des douzaines voire des centaines de personnes sont présentes, il est difficile de savoir par où commencer. Allez-y avec l'intention de faire quelques connexions pertinentes, sans pour autant essayer de faire connaissance avec tout le monde ou d'impressionner les personnalités présentes. Lorsque vous quitterez la conférence, vous aurez en votre possession une liste de personnes avec lesquelles vous pourrez construire des relations professionnelles fortes.

Se préparer à réseauter

Adoptez des objectifs concrets. Vous ne pourrez pas parler à toutes les personnes présentes, donc il vaut mieux y aller en sachant déjà ce que vous voulez tirer de cet évènement. Voulez-vous faire une rencontre qui vous mènera éventuellement à une proposition d'emploi ? Espérez-vous recueillir plus de contrats pour votre entreprise ? Ou peut-être voulez-vous simplement rencontrer des gens qui travaillent dans votre secteur pour renforcer les connexions entre les parties prenantes de cette industrie ?
- Vos objectifs vont influencer le type de groupe de travail auquel vous allez participer et les gens que vous cherchez à rencontrer. Au lieu de suivre simplement le mouvement, planifiez votre temps de telle façon que chaque heure qui passe soit utilisée à atteindre vos objectifs.
- Souvenez-vous que vous aurez plus de réussite si vous êtes ouvert aux paroles des autres, plutôt que si vous essayez de vous mettre en avant. Apprendre à connaître les gens est déjà un objectif en soi, car cela mène à une relation sur le long-terme. Cela n'arrivera pas si vous distribuez des cartes de visite à tour de bras sans prendre le temps de nouer de véritables conversations.
Recherchez d'autres personnes qui vont assister à la conférence. Il est important de savoir qui seront les personnes qui assistent à la conférence et quelles sont leur spécialité ou leur domaine d'expertise. Cherchez en particulier les gens qui vont faire une présentation. Ce sont des gens d'influence qui pourront vous aider à obtenir de meilleures connexions ou qui pourront même partager leurs idées avec vous ou vous consacrer un peu de temps pour parler des projets sur lesquels vous travaillez.
- Prenez le temps de visiter les sites web des conférenciers pour en savoir plus à propos de leur expérience professionnelle (leur biographie, leur âge, leurs missions, leurs publications et leur équipe).
- Si les grands noms vous effraient, si vous êtes intimidés par la simple idée d'être entouré d'experts, prenez une respiration profonde et pensez à l'opportunité qui s'offre à vous.
Pensez à envoyer des courriels aux gens que vous voulez rencontrer. Présentez-vous aux personnes clés et faites-leur savoir que vous avez envie de les écouter et de les rencontrer en personne. Ils vous répondront certainement pour vous remercier. À présent, vous avez un motif pour attirer leur attention à la conférence.
Planifiez votre emploi du temps. Déterminez les groupes de travail et les présentations auxquels vous voulez assister et planifiez dans les grandes lignes ce que vous allez faire de façon à ne rien manquer d'important. Vous n'avez pas nécessairement besoin d'assister à chaque groupe de travail, car le temps passé dans la salle de décontraction ou à la cantine est une excellente opportunité pour parler aux gens.
- Planifiez des rendez-vous avec les gens que vous connaissez et que vous voulez rencontrer. Tout le monde aura un emploi du temps chargé, mais vous pouvez vous arranger pour faire une pause avec une ou plusieurs des personnes que vous voulez rencontrer, autour d'un café ou d'un petit déjeuner par exemple.
- Tirez profit des soirées et des cocktails. C'est à ce moment-là que les gens se décontractent et que les conversations sont moins rigides. Au lieu de retourner à votre hôtel, profitez-en plutôt pour réseauter : c'est le moment idéal.
Habillez-vous pour l'occasion. Consultez le site web de la conférence pour avoir une idée du style vestimentaire qu'il faut y adopter. Dans les conférences d'entreprise, une tenue professionnelle est de rigueur. Mais si dans votre domaine, on s'habille de façon moins formelle, vous seriez déplacé si vous portiez un costard et un attaché-case. Dans tous les cas, soyez élégant et bien habillé afin de faire bonne impression.
- Certaines personnes aiment à adopter un style original qui les rend facilement mémorisables. Si votre personnalité vous permet de porter une paire de chaussures de sport colorées avec un costume, faites-le. Cependant, une attitude avenante et de bonnes idées vous mèneront plus loin que les habits que vous portez !
- N'oubliez pas d'amener des pastilles pour l'haleine ou d'autres accessoires qui vous permettront de paraître beau et de sentir bon toute la journée. Dans une conférence, les journées commencent tôt le matin et durent tard le soir, donc préparez-vous en conséquence.
Amenez des cartes de visite. Distribuer des cartes de visite est un bon moyen de fournir vos coordonnées, même si certaines personnes préféreront les rentrer directement dans leur téléphone portable. Vous devriez également prévoir un petit accessoire pour transporter les cartes de visite que vous allez récupérer auprès de vos nouveaux contacts. Il n'y a rien de pire, lorsqu'on a eu une conversation intéressante avec quelqu'un, de réaliser qu'on a perdu sa carte et qu'on ne se souvient pas de son nom.
- Si vous n'avez pas de carte de visite, ça vaut le coup d'en faire faire. Adoptez une mise en page sobre et professionnelle. Assurez-vous que la carte comprend au minimum votre nom, votre adresse électronique, un numéro de téléphone, le nom de votre société et votre profession.
- Si vous êtes terrifié à l'idée de donner une de vos cartes de visite, jouez un jeu de rôle avec un membre de votre famille ou un ami. Présentez-vous d'abord («Bonjour, je m'appelle Laure. Je vous ai contacté à propos de votre émission la semaine dernière. ») Entraînez-vous ensuite à diriger la conversation loin de vous en posant à votre interlocuteur des questions ouvertes.

Faire bonne impression

Présentez-vous de manière efficace. Peu importe à qui vous parlez, que ce soit la personne assise à côté de vous ou quelqu'un qui prend l'ascenseur avec vous, soyez avenant et présentez-vous. Limitez votre introduction à 30 secondes, pendant lesquelles vous donnez votre nom, votre employeur et votre expérience professionnelle. Les conférenciers, les hommes d'affaire et les autres personnes associées à la conférence disposent généralement de peu de temps et ne vous laisseront probablement pas la possibilité de discuter longtemps avec eux.
- Répétez ce que vous comptez dire à la maison, de façon à ce que vous sachiez combien de temps ça prend et à vérifier si vous y incluez toutes les informations pertinentes. Cependant, essayez de ne pas montrer que vous l'avez apprise par cœur lorsque vous faites votre élocution.
- Écoutez également ce que l'autre personne a à vous dire, au lieu de vous centrer sur vous-même.
Posez des questions pertinentes et écoutez bien les réponses. Quelqu'un qui crée bien son réseau est avant tout quelqu'un qui sait écouter. Lorsque vous parlez à quelqu'un, concentrez-vous sur les réponses que l'autre donne à vos questions et pas sur quelqu'un d'autre dans la salle. Limitez vos paroles et encouragez l'autre à parler. Peu importe ce que vous faites, peu importe que vous soyez excité par l'importance ou l'expertise de la personne en face, ne tirez pas de conclusion hâtive sur ce que va dire l'autre et ne lui coupez pas la parole. Restez calme et laissez l'autre s'exprimer.
- Regardez l'autre personne dans les yeux et ne croisez pas vos bras.
- Appréciez le moment où vous parlez à l'autre personne. Souvenez-vous que le réseautage est une formidable opportunité pour connaître des gens, donc en plus d'essayer de vous créer des relations, tirez-en le plus possible profit en appréciant ce moment.
- Soyez également respectueux par rapport aux paroles des autres personnes présentes. Vous pouvez accepter autant de cartes de visite que vous en avez distribuées.
Parlez aux conférenciers. Allez aux conférences données par les conférenciers que vous voulez rencontrer (particulièrement si vous les avez contactés auparavant pour exprimer votre intérêt sur leurs travaux). Arrivez à l'avance et assez-vous au premier rang de façon à être bien placé pour les atteindre à la fin de la conférence. Écoutez attentivement de façon à pouvoir soulever des points particuliers avec eux pendant la discussion que vous aurez peut-être ensemble. Lorsque la présentation est terminée, présentez-vous, complimentez le conférencier et posez-lui des questions pertinentes.
- Faites une liste des questions que vous voulez poser à certains conférenciers. Ne choisissez que les deux questions les plus importantes au cas où vous seriez pressé par le temps. Pour être sûr que vos questions sont bienvenues, vous pouvez commencer la conversation par quelque chose comme : « Est-ce que je ne vous dérange pas ? J'aurais deux questions rapides à vous poser ».
- Gardez à l'esprit que si la personne n'est pas disponible tout de suite après sa présentation, vous devrez peut-être vous arranger pour la rencontrer plus tard, lors d'un dîner ou d'un évènement similaire qui se tient pendant la conférence. Donnez-lui votre carte de visite et vérifiez que vous aurez l'occasion de vous rencontrer de nouveau pendant la conférence.
- Si vous avez des documents promotionnels, un article ou toute autre documentation que vous voulez donner au conférencier, préparez ce matériel pour qu'il soit prêt à être donné.
Ne vous concentrez pas sur les personnalités. Aussi bénéfique qu'il soit de rencontrer les conférenciers, si vous consacrez tout votre temps à essayer de rencontrer les plus grandes personnalités présentes, vous allez gaspiller votre temps. Ces personnes-là vont recevoir des centaines de cartes de visite de la part des autres personnes qui veulent aussi les rencontrer. Il est préférable de passer votre temps à rencontrer d'autres gens présents, par exemple des gens avec qui vous avez une chance de pouvoir travailler.
- Ceux qui sont aux basses échelles d'une entreprise, d'une institution ou d'une organisation ont autant d'importance que ceux qui sont au sommet. Ce sont ces gens qui ont le temps d'écouter les autres. Ces gens vont créer des relations intègres et pourront partager avec vous de bonnes informations, ce sont aussi des contacts importants.
- Par exemple, vous auriez peut-être voulu discuter de quelque chose avec l'éminent professeur qui vient de donner une conférence, mais celui-ci doit filer tout de suite pour assister à la naissance de son bébé. Si son étudiante en thèse est également présente à la conférence, trouvez-la et posez-lui vos questions afin de partager vos idées. Si elle est convaincue que vous êtes sincère et que vous êtes quelqu'un avec qui cela vaut le coup de rester en contact, elle vous aidera à relancer le professeur à votre propos. Ainsi, après la conférence, vous nouerez des liens à la fois avec le professeur et avec sa thésarde.
Apprenez à vous excuser avec politesse. Parfois, une personne avec qui vous avez engagé la conversation s'avère ne pas être quelqu'un avec qui vous avez envie de nouer une relation. Ou alors, vous pourriez commencer à réaliser que l'autre personne n'est pas intéressée par votre discussion. Dans ces cas-là, excusez-vous poliment, remerciez la personne de vous avoir accordé son temps et continuez à réseauter avec d'autres personnes présentes.
Appréciez le moment. Au lieu de trop réfléchir à ce à quoi vous devez parler avec telle ou telle personne, vivez le moment présent et essayez d'apprécier réellement de faire connaissance avec des nouvelles personnes. Si vous aimez votre métier, il devrait être passionnant d'en discuter avec d'autres experts qui travaillent dans ce domaine. Vous passerez pour quelqu'un qui mérite d'être connu si vous semblez sincèrement apprécier ce moment. Vous avez autant à offrir aux autres que les autres ont à vous offrir.

Garder contact

Envoyez des courriels après quelques jours. N'attendez pas trop longtemps après la conférence. Gardez contact avec les gens tant que les conversations que vous avez eues ensemble sont encore fraîches dans votre esprit. Si la personne est toujours occupée par la conférence, le fait de lui envoyer un courriel tout de suite pourrait vous faire passer pour quelqu'un d'impatient.
- Si vous le pouvez, envoyez-leur un article pertinent par rapport au sujet qui a été abordé. Cela montrera que vous êtes passionné par le sujet et que vous êtes disponible pour partager des informations avec eux.
- Si possible, connectez la personne avec d'autres gens que vous connaissez personnellement ou que vous avez rencontré à la conférence. Partagez généreusement les informations et les contacts, vous en bénéficierez plus tard.
Tirez profit des réseaux sociaux. En plus des courriels, contactez les gens sur Facebook, LinkedIn et Twitter afin de rester en contact. Ces média sont des outils de réseautage très importants car ils aident les gens à garder contact et apprendre à mieux se connaître. Envoyez un court message en même temps que votre demande d'ajout à leur liste de contact, en rappelant à l'autre qui vous êtes et en mentionnant à quel point il a été intéressant de lui parler.
- Si vous êtes particulièrement actif sur les réseaux sociaux, vous pouvez tweeter ou publier des statuts à propos de la conférence pendant que vous êtes sur place. Marquez les gens que vous y avez rencontrés et faites des commentaires positifs à propos des groupes de travail et de la conférence elle-même.
Restez en contact avec le conférencier, à la fois par courriel et par téléphone. Si la personne vous écrit, répondez-lui. Ne laissez pas une connexion se couper quelques jours après la conférence, car rien ne pourra arriver ensuite. Même si la personne ne vous donne pas immédiatement une piste pour un nouveau travail, elle le fera quand elle en aura l'occasion. Le réseautage consiste à partager qui vous êtes et quelles compétences vous avez à offrir et si vous êtes performant pour maintenir les relations, les gens se souviendront de vous le moment venu.
- Faites votre propre part du travail pour faire évoluer une relation après une connexion que vous avez créée. Si vous voyez une opportunité de commencer à travailler avec une personne, passez à l'étape supérieure en lui proposant de se retrouver autour d'un café ou d'un déjeuner.
- Si quelqu'un que vous avez rencontré vous contacte pour obtenir de l'aide ou des informations, donnez-les lui. Vous ne savez pas si un nouveau venu dans le secteur ne sera jamais susceptible de vous renvoyer l'ascenseur un jour ou l'autre.

Conseils

Vous serez 7 à 10 fois plus efficace en rencontrant les gens face à face plutôt que par téléphone. C'est pourquoi il est crucial pour votre carrière d'assister à des conférences où vous pouvez rencontrer à la fois des industriels d'influence et de nouvelles personnes.
Préparez vos cartes de visite. Plusieurs semaines avant la conférence, vérifiez que vous avez un jeu de cartes de visite actualisées et professionnelles afin de les distribuer à la conférence. Chaque matin pendant la conférence, vérifiez que vous avez sur vous une quantité suffisante de cartes de visite, ainsi qu'un bon stylo à garder sur vous toute la journée.
Il est conseillé de prendre avec vous des cartes de visite vierges pour écrire les coordonnées des gens qui ont oublié leurs cartes de visite. Ou bien retournez simplement l'une de vos cartes et écrivez à l'arrière.
Lorsque vous recevez une carte de visite, notez au bas de la carte à quel moment et dans quel endroit vous avez rencontré la personne en question, ainsi que toute information importante qui n'est pas mentionnée sur la carte de visite. Rangez-la à part de votre propre stock de cartes de visite. Entrez les cartes de visites ainsi que les notes correspondantes dans votre logiciel de gestion de contacts.
Lorsque vous arrivez en avance à une session, présentez-vous aux gens qui sont autour de vous.
Si la conférence est organisée par une entreprise, renseignez-vous pour savoir si elle vous est accessible. Si oui, allez-y. Très souvent, les réunions d'affaires ne sont pas très surpeuplées et constituent une bonne occasion pour vous d'interagir, que ce soit face à face ou au sein d'un petit groupe, avec les personnes bien placées dans l'entreprise et qui ne seraient pas disponibles à d'autres moments.
Si vous êtes étudiant, renseignez-vous pour savoir si la conférence cherche des étudiants volontaires. Si oui, portez-vous volontaire pour aider à l'organisation dans un endroit où vous aurez l'occasion de rencontrer beaucoup de participants. En bonus, l'inscription à la conférence vous sera gratuite.
Si des badges sont portées à la conférence, mettez le vôtre. Cela permettra aux gens de se souvenir facilement de votre nom. Portez-le du côté de votre main droite de façon à ce qu'il reste bien visible lorsque vous serrez des mains.

Avertissements

Évitez de dénigrer quelqu'un, même si cela vous semble utile. Même si la personne à laquelle vous vous adressez le fait, refrénez vos envies de le faire aussi.
Ne mettez pas vos idées trop en avant. Posez plutôt des questions, puis utilisez vos idées pour les ajouter à celles de celui avec qui vous discutez.
N'interrompez jamais quelqu'un. Souvenez-vous à quel point cela est agaçant quand quelqu'un d'autre le fait.
Évitez de jurer ou d'utiliser un langage qui pourrait être considéré comme étant offensif. Vous ne connaissez pas le passé ou les croyances des gens, donc soyez respectueux à chaque instant.
Ne mentez pas. La confiance fait implicitement partie du réseautage et votre réputation sera amoindrie si vous vous faites attraper.
Ne prétendez pas que vous connaissez des gens que vous ne connaissez pas. Vous serez découvert et c'est une preuve de faiblesse.
Tâchez de ne pas vous montrer trop cupide et ne vous concentrez pas sur votre personne. Le réseautage est une stratégie pour échanger et créer des relations, pas pour poursuivre un but égoïste.

Éléments nécessaires

Des cartes de visite
Une adresse de messagerie électronique (vérifiez qu'elle est valide et facilement identifiable)
Des articles et de la documentation, si vous voulez transmettre quelque chose au conférencier.
Une connexion Internet

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