Comment rédiger des règlements

Désignez deux ou trois membres de l'organisation pour la rédaction des règlements. Il est nécessaire de consulter la plupart ou tous les membres qui ont aidé à la création de l'organisation. Ce n'est pas comme si vous êtes la seule personne à créer l'organisation et cependant commencer à travailler seul. Identifiez aux deux ou trois autres personnes pour contribuer et aider à la rédaction des règlements.

• Par exemple si vous voulez créer une organisation à but non lucratif, vous aurez besoin d'un conseil d'administration qui ainsi contribuera et aidera à rédiger les règlements. Travailler en équipe garantit que toutes les perspectives seront représentées et prises en compte dans les règlements.

Structurez vos règlements comme un plan. Les règlements sont typiquement rédigés avec des rubriques appelées Articles et des paragraphes appelés Sections. Cette structure rendra vos règlements plus lisibles et en conformité avec d'autres statuts. Ceci permet également de retrouver facilement des informations pertinentes se rapportant aux règles de vote, aux comités et autres éléments sur lesquels vous aurez des questionnements plus tard lorsque l'organisation sera fonctionnelle.

Commencez chaque article avec une rubrique intitulée ARTICLE. Ces rubriques seront toutes écrites en grands caractères, mises en gras et numérotées avec des chiffres romains. Centrez-les sur la page.

• Par exemple, le premier article serait titré : ARTICLE I : ORGANISATION. Le deuxième article serait titré : ARTICLE II : BUT.

Numérotez chaque rubrique de sous-titre dans chaque article. Pour chaque section dans chaque article, numérotez-les clairement et faites une description d'un à deux mots de la section.

• Par exemple, vous pouvez écrire : Section 1 : Réunions régulières. Ceci pourrait être suivi d'une brève description du protocole des réunions périodiques. Ensuite, vous pourriez écrire : Section 2 : Réunions spéciales. Cette section serait également suivie d'une brève description du protocole des réunions spéciales.

Utilisez plutôt un langage simple et clair lors de la rédaction de vos règlements. Les règlements ne sont pas un type de document extrêmement occasionnel. Ils ne sont pas rédigés sans tenir compte du contenu formel qui entrave bien dans un tribunal ou qui aide les professionnels à comprendre les règles et régulations spécifiques. Lorsque vous vous servez d'un modèle de règlements, utilisez le vocabulaire commun pour rendre votre document professionnel. Gardez un ton approprié et incluez un vocabulaire raisonnable.

• Toutefois, vous n'avez pas besoin d'utiliser un langage juridique dans les règlements. En lieu et place, vous devriez utiliser un langage simple qui est facile à comprendre.
• Gardez les détails pour les polices, et non les règlements. Les règlements sont des directives avec lesquelles on met en place des politiques spécifiques. Pour cette raison, ils devraient être flexibles et capables d'être interprétés en conjonction avec des politiques plus détaillées. Rédigez les règlements dans un style général.

Adaptez les règlements à votre organisation en particulier. Plusieurs modèles et d'autres instructions concernant la rédaction des règlements sont intentionnellement de type général de telle sorte qu'ils sont adaptés à votre organisation. Votre organisation pourrait avoir des besoins spécifiques qui requièrent certains éléments que les autres organisations n'ont pas.

• Rédigez des règlements d'église : les règlements d'une église incluront une section dédiée au pasteur de la congrégation. Cette section prendrait en compte la relation du pasteur avec l'église, les qualifications que le pasteur devrait avoir et le processus d'élection d'un nouveau pasteur ou du renvoi du dirigeant actuel. Un modèle de rédaction pourrait commencer par : « Le Pasteur est le leadeur spirituel et religieux de l'église. Il ou elle aura la liberté d'expression et pourra facilement avoir accès à la chaire. Le pasteur est un membre de droit du conseil d'administration et de tous les comités, sauf le comité de nomination. » 
• Rédigez des règlements administratifs : pour ce qui est des règlements administratifs, vous pouvez également inclure des sections qui parlent de la fréquence des réunions des actionnaires, des sujets ayant rapport avec les actions de l'entreprise et ainsi de suite.

Rédigez l'article relatif au nom de l'organisation. Ceci est un bref énoncé qui mentionne le nom officiel de votre organisation. Vous pouvez également mentionner le siège de votre bureau dans cet article. Si votre organisation n'est pas physiquement établie à un lieu (par exemple, si vous êtes à l'origine un groupe en ligne), vous n'avez pas besoin d'inclure une adresse.

• Vous pourriez mentionner dans cette section : « Le nom de l'organisation serait ABC Elementary PTO. » 

Rédigez l'article relatif au But de l'organisation. Cet article énoncera votre mission et votre vision pour l'organisation. Ceci peut être très élémentaire et simple et pourra se faire juste en une phrase. Vous pouvez également le rendre plus complexe si vous le voulez.

• Un modèle de rédaction pourrait être ceci : « L'organisation est créée dans le but de soutenir l'éducation des enfants au cours élémentaire en entretenant des relations entre les écoles, les parents et les professeurs. » 

Rédigez l'article relatif à l'Adhésion. Cet article abordera plusieurs sections, y compris l'éligibilité (qui peut devenir un membre et comment), les droits (les membres doivent-ils payer un frais d'adhésion ? Doivent-ils payer des frais chaque année ?), les classes des membres (actif, inactif), les conditions à remplir pour rester un membre et comment se retirer de l'adhésion.

• Un modèle de rédaction de la première section sous la rubrique d'adhésion pourrait se présenter comme suit : « L'adhésion est ouverte à tous ceux qui comprennent les objectifs et programmes de l'église, peu importe la race, la croyance, le sexe, l'orientation sexuelle, l'âge, le pays d'origine et le handicap mental ou physique. »  Continuez avec les sections suivantes en décrivant les cotisations, les conditions pour demeurer un membre et comment se retirer de l'organisation.

Rédigez l'article relatif aux Responsables. Cet article abordera plusieurs sections concernant les responsables, y compris la liste de chaque bureau, les fonctions liées à chaque bureau, comment les responsables sont nommés et élus, le mandat (pendant combien de temps ils pourront travailler à ce poste) et comment gérer les postes vacants.

• Par exemple, pour la première section, vous pourriez écrire : « Les responsables de l'organisation sont constitués d'un président, un vice-président, une secrétaire, un trésorier et de trois directeurs. »  Ensuite vous ferez mention des autres sections relatives aux responsables, en fournissant une description des fonctions de chaque responsable et ainsi de suite.

Rédigez l'article sur les réunions. Cet article couvre plusieurs sections qui exposent la fréquence de la tenue des réunions (chaque trois mois ou six mois ?), le lieu de déroulement des réunions (au siège ?) et comment les votes pourront être faits pour des motions.

• Cet article détermine également le nombre de membres d'un quorum ou le nombre des membres du conseil qui doivent être présents lors de l'adoption des motions. Si une organisation a un conseil d'administration composé de neuf membres et que les règlements exigent les deux tiers du conseil pour composer un quorum, alors au moins six membres du conseil doivent être présents pour prendre des décisions pour l'organisation. Certains États peuvent exiger un minimum pour un quorum, alors vérifiez cela avec votre secrétaire d'État afin de déterminer les exigences de votre État.
• Un modèle de rédaction de la première section de cet article pourrait être : « Les réunions régulières de l'entreprise seront tenues le premier mardi de chaque mois. »  Ensuite continuez à traiter les autres sections dans le reste de cet article.

Rédigez l'article relatif aux Comités. Ces comités sont propres à votre organisation, mais ils pourraient inclure un comité volontaire, de publicité, d'adhésion, de levée de fonds et ainsi de suite. Ajoutez une courte description de chacun de ces comités. Complétez cette section avec une brève description de la façon dont des comités peuvent être formés (seront-ils désignés par le conseil d'administration ?)

• Un modèle de rédaction pourrait être : « La société aura les comités permanents suivants, »  suivit d'une liste et d'une brève description de chaque comité que vous avez.

Rédigez l'article relatif a l'Autorité Parlementaire. L'autorité parlementaire est l'ensemble des règles qui régissent les procédures de direction de votre organisation. Beaucoup d'organismes suivent le Robert's Rules of Order (les règles de l'Ordre de Robert), un ouvrage traitant des règles de procédures nécessaires au bon déroulement d'une assemblée délibérante afin de s'assurer que les voix sont entendues et prises en compte. Un article sur l'autorité parlementaire fera référence à la ressource spécifique qui guide les règlements, les procédures et l'opération de l'organisation.

• Un modèle de rédaction utilisé pourrait être : « Les Robert's Rules of Order doivent régir les réunions lorsqu'elles ne sont pas en contradiction avec les règlements de l'organisation. » 

Rédigez les Amendements et l'article relatifs aux Autres dispositions. Étant donné que les règlements sont prévus pour être utiles et pour s'adapter à beaucoup de situations qui pourraient surgir dans la vie d'une organisation, ils exigent de temps en temps des amendements ou des modifications mineures, pour clarifier leur portée. Inscrire dans les règlements le processus par lequel ceux-ci peuvent être modifiés aidera à démontrer que votre organisation est flexible et compréhensible au changement. Ne rendez pas trop difficile la modification des règlements, au lieu de cela, choisissez un processus qui est adapté à la culture et aux politiques de votre organisation. Vous pouvez également inclure une section ici qui énonce votre exercice budgétaire ou vous pouvez inclure un article à part qui stipule votre exercice budgétaire.

• Un modèle de rédaction concernant les amendements pourrait être : « Ces règlements peuvent être modifiés ou remplacés lors de n'importe quelle réunion de l'entreprise par une voix des deux tiers (2/3) de ceux qui sont présents et ont voté. Tout changement proposé sera mentionné dans l'avis de la convocation de la réunion. » 

Rédigez l'article relatif au Conflit d'intérêts. Votre organisation devrait se protéger contre un conflit d'intérêts personnel ou financier du conseil d'administration ou de tout autre responsable. Prévoyez un article qui indique ce qui devrait se produire si quelqu'un a un conflit d'intérêts.

• Un modèle de rédaction pourrait être : « Toutes les fois qu'un directeur ou un responsable a un intérêt financier ou personnel pour n'importe quel sujet venant du conseil d'administration, l'intéressé (a) révèlera entièrement la nature de l'intérêt et (b) se retirera de la discussion, en faisant pression et en votant sur le sujet. Toute transaction ou tout vote impliquant un conflit potentiel d'intérêts sera approuvé seulement lorsqu'une majorité de directeurs désintéressés déterminent qu'il est dans le meilleur intérêt de la société de faire ainsi. Le compte rendu de réunions au cours desquelles de telles voix ont été prises devra faire mention d'une telle divulgation, abstention et raisonnement pour approbation. » 

Rédigez l'article relatif à la Clause de dissolution. Certaines lois d'État exigent une clause de dissolution ou un rapport qui décrit comment l'organisation peut être fermée. Ceci peut être une bonne idée même si votre État n'exige pas cette clause, car il peut aider à protéger votre organisation en cas de conflit interne au sein de votre organisation.

• À ce niveau, vous pourriez écrire : « L'organisation peut être dissoute avec la notification précédente (14 jours de calendrier) et une voix de deux tiers des participants à la réunion. »
• Certains États exigent aux entreprises d'inclure la clause de dissolution dans leurs règlements. Vérifiez cela auprès de votre secrétaire d'État pour avoir des informations précises.

Compilez les articles en un seul document. Utilisez une mise en forme conforme dans tout le document et utilisez une police et une taille de police normale (une taille de police 11 ou 12 est plus lisible). Prévoyez une page titre avec les règlements, le nom de votre organisation, la date de la dernière révision des règlements et la date d'entrée en vigueur de ces règlements.

Demandez à un parlementaire professionnel de revoir vos règlements. Vos règlements décriront les procédures de direction de l'entreprise, de tenue des réunions, d'élection des responsables ou des chefs de comité et ainsi de suite. Ces procédures sont basées sur des règles qui dictent ce qui se produit d'abord, le nombre de personnes qui doivent voter pour prendre une décision, ceux qui peuvent voter par procuration (en envoyant leur voix plutôt que de voter eux-mêmes), etc. Un parlementaire professionnellement reconnu est quelqu'un qui est un expert en matière de ces règles et procédures qui régissent la plupart des règlements.

Si vous avez besoin des parlementaires, vous pouvez contacter des associations telles que l'American Institute of Parliamentarians (Institut Américain des Parlementaires)  ou cherchez en ligne un « parlementaire professionnellement reconnu » dans votre ville. Vous paieriez probablement des honoraires de consultation pour leurs prestations.

Demandez à un avocat de revoir vos règlements. Consulter une équipe juridique qui est spécialisée dans la révision des statuts des organismes à but non lucratif peut, par exemple, être utile en ce sens que vous êtes sûr qu'en faisant cela, vos règlements couvrent le domaine nécessaire. Un avocat peut également vous aider à évaluer la conformité de vos règlements par rapport à d'autres documents clés de votre organisation.

• Dans la plupart des localités, il existe des cabinets de conseils juridiques gratuits ou moins couteux avec lesquels vous pouvez travailler. Ceux-ci peuvent être affiliés à une Faculté de droit d'une université ou à une école de droit public ou à but non lucratif.

Adoptez les règlements au cours d'une réunion de l'organisation. Les règlements doivent être acceptés par l'organisation afin qu'ils puissent entrer en vigueur. Généralement, il revient au directeur de l'organisation d'adopter les règlements.

• Incluez un rapport à la fin de vos règlements qui atteste leur adoption et mentionnez la date de l'adoption. Le secrétaire de l'organisation devrait également signer ce rapport.

Soumettez vos règlements à votre État si nécessaire. Certains États exigent que les règlements soient classés dans le registre de l'État, alors que d'autres exigent seulement le rapport périodique des principaux employés et des informations financières. Vérifiez cela avec votre secrétaire d'État pour savoir si vous devez remettre une copie de vos règlements à votre organisme d'État.

• Les règlements administratifs ne sont généralement pas soumis à aucun organisme officiel. Plusieurs États exigent que les sociétés écrivent des règlements, mais vous n'avez pas besoin de les soumettre à votre État. Toutefois, ils peuvent être partagés avec les actionnaires et d'autres personnes clés.

Conservez vos règlements à un emplacement central dans les bureaux de votre entreprise. Rangez-les dans un classeur avec les statuts de votre société, les procès-verbaux de réunion, la liste des noms et adresses des directeurs et d'autres principaux dirigeants de l'organisation, les dossiers des membres et ainsi de suite.

• Cela pourrait être une bonne idée de rendre vos règlements facilement accessibles à vos membres en les postant sur votre site web ou en les ayant aisément disponibles dans vos bureaux. Étant donné qu'il n'y a aucune condition relative à la disponibilité des règlements, cela fait de votre organisation, une société plus responsable et transparente vis-à-vis de vos politiques opérationnelles et procédures.

Apportez les règlements aux réunions des membres et du comité exécutif. Avoir les règlements sous la main sera utile lorsque vous tenez des réunions des membres et du comité exécutif. Consultez les règlements lorsque vous votez une motion, choisissez des membres du commuté ou du conseil ou lorsque vous vous engagez dans les activités spécifiquement décrites dans vos règlements. Cela facilitera le bon déroulement de vos réunions et rassurera vos membres que leurs points de vue soient bien pris en compte.

Révisez les règlements régulièrement et maintenez-les à jour. Au fur et à mesure que votre organisation connait un changement, vos règlements peuvent également avoir besoin de modification. La chose la plus importante à faire pour rendre les règlements adaptables au changement, c'est de les rendre flexibles et modifiables dès le début.Ensuite, vous pouvez modifier les règlements pour arranger de petits changements ou réviser les règlements afin d'inclure les changements plus importants.

• Par exemple, vous pouvez faire de légères modifications qui peuvent couvrir l'ajout d'un nouveau comité.
• Si vous voulez réviser les règlements, vous devriez d'abord tenir une réunion avec les membres de l'organisation afin de leur donner une idée de ce sur quoi porteraient les révisions. Notifiez aux membres que vous tiendriez une réunion pour discuter et modifier les règlements et donnez-leur l'occasion de soumettre des modifications pour qu'elles soient prises en compte. Il est préférable que quelques sous-comités procèdent aux amendements : un sous-comité peut prendre note des changements, un autre sous-comité peut les examiner pour s'assurer qu'il n'y ait pas de divergences et un troisième sous-comité peut les vérifier pour s'assurer que l'orthographe et la grammaire sont respectées. Présentez les modifications finales aux membres afin qu'ils donnent leur avis sur celles-ci.