Comment travailler plus intelligemment et moins

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On dit souvent qu'il faut travailler plus intelligemment et non pas plus. Si vous maitrisez ce concept, vous pourriez vous faciliter toute votre vie professionnelle. Il existe des techniques simples que vous pouvez utiliser pour économiser les efforts nécessaires à une certaine tâche.

Établir une hiérarchie de priorités

  1. Évaluez tout ce qui doit être fait. Avant de vous plonger tête la première dans une tâche, n'oubliez pas de tempérer votre enthousiasme avec un peu de sagesse. Observez les différents aspects du travail à faire et laissez-vous suffisamment de temps pour être sûr que vous pourrez le finir en temps et en heure.
  2. Rédigez un plan. Que ce soit dans votre tête ou sur le papier, vous devez avoir une liste et suivre un ordre précis. Vous ne voulez pas repasser par les mêmes étapes, refaire des choses que les autres ont déjà faites, faire des erreurs ou oublier quelque chose.
  3. Apprenez à dire non. Évitez les heures supplémentaires et réfléchissez de manière réaliste à la masse de travail que vous pouvez accomplir en une seule journée. Parfois, vous allez devoir refuser du travail, car dans la plupart des professions, il y a toujours quelque chose qui peut être fait.
  4. Limitez vos objectifs. Essayez d'éviter de faire plusieurs choses à la fois parce que vous allez généralement en faire moins, car votre cerveau fait l'aller-retour entre différentes tâches. Choisissez une chose sur laquelle travailler et consacrez-y tous vos efforts jusqu'à ce que vous ayez terminé. Fixez-vous une limite pour vous arrêter et faire une pause.

Gérer les clients

  1. Contrôlez vos clients en communiquant efficacement. Assurez-vous qu'ils comprennent bien le temps nécessaire pour accomplir un certain projet. Ne vous laissez pas influencer s'ils insistent pour que vous terminiez le travail plus vite. La plupart des entreprises ont plus d'un client, mais ils oublient souvent qu'ils ne sont pas les seuls pour lesquels vous travaillez.
    • Donnez-leur entre un et trois choix, jamais plus. Vous allez vous tirer une balle dans le pied en donnant à votre client un classeur et en lui demandant de choisir la couleur qu'il préfère. Un grand éventail de choix va provoquer des délais terrifiants, car le client va généralement tous les prendre en compte et il pourrait revenir sur sa décision plus tard. Dites-lui plutôt : « préférez-vous le bleu ou le vert ? »
  2. N'acceptez jamais un mauvais travail. Vous savez d'avance le résultat que vous allez obtenir. Vous devez exprimer immédiatement votre gêne face au travail proposé à un client ou un chef qui vous met la pression pour que vous travailliez à un domaine qui n'est pas le vôtre, que ce soit à cause d'attentes déraisonnables ou parce que c'est simplement en dehors de votre champ d'expertise. Si vous travaillez à votre compte, il est beaucoup plus intelligent de refuser ce genre de travail même s'il est difficile de voir s'envoler l'argent du projet.
  3. Réévaluez le cout si nécessaire. N'acceptez pas de faire tellement de changements qu'au final vous vous retrouviez à faire un travail plus compliqué ou couteux. Lorsque vous vous rendez compte que vous vous retrouvez dans quelque chose de différent, arrêtez-vous de travailler et rediscutez du cout pour le projet initial et du dépassement engendré par les changements demandés. Dites à votre client que ces changements vont lui couter X euros en plus. C'est lui qui va alors décider s'il est prêt à payer ou non. Par contre, c'est vous qui décidez de travailler intelligemment.

Accomplir plus de choses en moins de temps

  1. Réfléchissez à vos outils. Ne faites pas d'économies sur la qualité de votre matériel. Les outils bon marché vont vous empêcher de bien travailler, car ils ne sont pas solides ou esthétiques. Il est contreproductif d'économiser quelques euros pour perdre de l'argent plus tard en passant une à deux heures supplémentaires de travail parce que vous n'avez pas les bons outils.
  2. Examinez vos méthodes. Vous devez être le plus efficace possible. Travaillez en évitant toutes les distractions autour de vous. Essayez de regrouper ce que vous avez à faire plutôt que de le faire une tâche à la fois. Vous devez maximiser au mieux votre efficacité.
  3. Trouvez des raccourcis. Cela ne veut pas dire que vous devez trouver la méthode la plus simple par paresse. Par exemple, si vous recevez de nombreux emails tous les jours et si vous répondez toujours aux mêmes questions, enregistrez les réponses. Une fois que les mêmes questions reviennent, vous pouvez simplement copier-coller les réponses. Vous allez peut-être devoir changer deux ou trois mots, mais le reste de la réponse est déjà écrit.
  4. Déléguez vos tâches aux bonnes personnes. Assurez-vous que votre équipe est sur la bonne voie. Si un membre travaille plus vite, vous pouvez le mettre à une tâche qui va prendre plus de temps. Si un autre est plus compétent et précis, vous pouvez le mettre à une tâche qui demande beaucoup de précision.
  5. Évitez de remettre les choses au lendemain. Chaque fois que vous surfez sur Internet ou que vous lisez les emails inutiles au travail, vos journées se rallongent. Forcez-vous à travailler lorsqu'il est l'heure de travailler et profitez de vos autres activités une fois que vous avez terminé votre journée.
  6. Restez flexible. Votre journée ne va pas toujours se passer comme prévu. Gardez l'esprit ouvert à de nouvelles méthodes et à de nouvelles activités.

Prendre soin de soi

  1. Reposez-vous. Vous devriez dormir au moins huit heures par nuit. Vous pouvez certainement travailler douze heures d'affilée, mais ce n'est pas quelque chose que vous pouvez faire sur le long terme. Au bout d'un moment, votre corps se fatigue et votre esprit est épuisé, ce qui va vous empêcher de vous concentrer et vous allez faire des erreurs bêtes.
  2. Faites des pauses régulières. Même lorsque vous êtes au bureau, vous devez prendre le temps de faire une pause. Travaillez au maximum pendant 50 minutes et gardez les dix minutes restantes pour vous reposer.
  3. Sachez reconnaitre votre « point d'épuisement ». Les étapes précédentes ne signifient pas que vous devez travailler jusqu'à ce que vous vous écrouliez de fatigue. Vous devez protéger votre santé et l'intégrité de votre emploi. Vous allez faire de plus en plus d'erreurs si vous poussez votre organisme au-delà de ses limites. Lorsque vous vous sentez tellement fatigué que vous avez besoin de deux ou trois fois plus de temps que d'habitude pour faire quelque chose, vous devriez faire une pause. Reposez-vous au moins pendant quelques heures pour revenir frais et dispos pour être au maximum de vos capacités. Apprenez à faire des siestes réparatrices.

Conseils

  • Apprenez à faire travailler votre argent pour vous. Il n'est pas intelligent de travailler dur et de dépenser tout l'argent que vous gagnez.
  • Lorsque vous pouvez travailler, faites-le. Ne vous relâchez pas et ne laissez pas passer le temps si c'est pour vous dépêcher de finir juste avant la date butoir. Si vous finissez plus tôt et s'il n'y a rien d'autre à faire, vous pouvez faire une pause. Ne le faites pas trop souvent en plein milieu d'une tâche.
  • Lorsque vous êtes malade, restez chez vous et reposez-vous. Vous allez faire beaucoup d'erreurs si vous essayez de travailler en étant malade, ce n'est pas vraiment ce qu'on peut appeler « travailler intelligemment ».

Avertissements

  • Surveillez les changements au beau milieu d'un projet qui pourraient vous amener à perdre de l'argent. Il existe une différence entre une petite modification et un changement qui devrait vous amener à tout arrêter et à réfléchir à ce que vous faites pour éventuellement proposer un nouveau prix.
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