Come Portare a Termine le Cose Velocemente

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Se devi affrontare una scadenza o stai solo cercando di non sprecare troppo tempo per completare qualcosa, un po' più di attenzione e forza di volontà ti aiuteranno a portare a termine i tuoi compiti più velocemente.

Passaggi

  1. Dedica un po' di tempo alla pianificazione. Anche se la pianificazione potrebbe non essere la tua priorità più alta, anche un minuto o due dedicati all'organizzazione del tuo percorso possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi più velocemente.
  2. Prepara una lista delle cose da fare. Stabilisci ciò che dovrai fare. Per alcuni tipi di compiti, potresti tenere la lista a mente.
    • Non farti prendere dal panico e non perdere la testa, anche se l'elenco ti sembra lungo o troppo impegnativo al momento.
    • Dividi i compiti più grandi in sezioni più gestibili.
  3. Fai quello che puoi per abbreviare la lista. C'è qualcosa che puoi delegare? Puoi chiedere aiuto? C'è qualcosa che puoi fare più tardi senza problemi, magari dopo una scadenza? C'è qualcosa che puoi ignorare completamente? Puoi prendere delle scorciatoie o usare dei metodi per accelerare il processo? Puoi chiedere più tempo?
    • Elimina le attività di scarso valore o che ti farebbero sprecare tempo, oppure lasciale come ultimi elementi della lista.
  4. Riconosci le tue priorità, e annotale. Questa operazione può essere formare o informale, ma generalmente ci saranno dei compiti più importanti di altri, e dovresti concentrarti su quelli per primi.
    • Un metodo per valutare le priorità è considerare l'impatto di ogni compito o sotto compito e le conseguenze che deriverebbero da un ritardo nel completamento.
  5. Prendi nota di tutte le scadenze che devi rispettare. Se hai degli obbiettivi intermedi da rispettare, assegna delle scadenze intermedie, anche se solo approssimative.
  6. Prendi nota delle tue motivazioni. Cerca di preferire le motivazioni positive (ottenere un buon voto, risolvere un problema) a quelle negative (non perdere un cliente, finire nei guai). Le tue motivazioni saranno la spinta per accelerare e impegnarti con determinazione per raggiungere i tuoi obiettivi.
  7. Buttati e comincia. Se è difficile iniziare, fai delle piccole cose che ti permettano di fare dei passi nella direzione giusta. Generalmente, qualunque modo per iniziare è meglio di non fare nulla, anche se non si tratta di quello ideale.
  8. Lavora nel modo più rapido ed efficiente che puoi sostenere in sicurezza. Non accelerare troppo per non rischiare di commettere errori che ti farebbero perdere tempo.
  9. Fai delle pause. Quando te lo puoi permettere, fai delle brevi pause per riposare. Per un progetto che dura più giorni, questo significa dormire abbastanza da poter essere vigile e concentrarti. Per un progetto di un solo giorno, possono bastare alcuni minuti ogni ora per mangiare, bere abbastanza acqua, usare il bagno, fare stretching (se devi rimanere fermo per lavorare) o riprendere fiato (se fisicamente sei attivo).
    • Non fare pause così lunghe da farti perdere il ritmo. Invece di programmare delle pause rigide, fermati nei momenti in cui il lavoro te lo permette.
    • Puoi sfruttare le pause come momenti di pianificazione intermedia o di discussione se lavori in un gruppo. E' una buona idea riflettere sul tuo piano d'azione e modificarlo.
  10. Sii disciplinato. Concentrati, sii persistente e solido. Porterai a termine i tuoi compiti nel modo più efficiente possibile.
    • Se ti accorgi di perdere la concentrazione, cerca di capire velocemente perché. Non hai chiari i tuoi obiettivi? Hai bisogno di informazioni dagli altri? Ti stai bloccando su qualcosa? Il tuo progetto non è coerente con i tuoi progetti o obiettivi?
  11. Celebra i tuoi risultati e riposati appena hai finito.
  12. Dopo aver finito il lavoro, procedi a svolgere le formalità richieste. Fai sapere agli altri che hai finito e dai loro le informazioni necessarie per proseguire.
  13. Prendi delle misure per evitare di ritrovarti nella stessa situazione. Resta sempre un passo avanti rispetto al tuo lavoro.

Consigli

  • Non lasciarti sopraffare. Se ti senti travolto, fai una piccola pausa (sufficiente a fare un respiro profondo), centra i tuoi pensieri e le tue energie, e concentrati su una piccola parte del lavoro.
  • Cerca di non sacrificare la qualità, ma non fissarti neppure sul perfezionismo. In molti casi, un prodotto discreto rilasciato in tempo è migliore di un prodotto eccezionale rilasciato dopo la scadenza.
  • Pensaci due volte prima di arrenderti. Spesso, superare un ostacolo ti darà la spinta per continuare.
  • Evita la fretta se possibile. Cerca di assegnare un tempo sufficiente a completare le mansioni durante la pianificazione. Se hai poco tempo, non è la fine del mondo. Fai quello che puoi nel tempo che ti rimane, dando la priorità alle cose più importanti.
  • Cerca di rispettare il tuo piano, ma non essere inflessibile e preparati a cambiarlo se le condizioni, le priorità o le richieste variano.
  • Se ti stai ponendo da solo degli obiettivi, fallo con saggezza. E' giusto mettersi alla prova, ma scegli degli obiettivi che puoi ragionevolmente portare a termine con le capacità e le risorse a tua disposizione.
  • Assicurati di avere abbastanza tempo per fare tutto. Pianifica le cose che devi fare di conseguenza.
  • La maggior parte dei compiti diventano più veloci e facili con la pratica, soprattutto quelli di basso livello. Se le tue mansioni sono incentrate sui computer ad esempio, prova a imparare a digitare in modo più veloce e a usare i comandi in modo fluido così da poter concentrare le tue energie sui compiti di livello più alto.
  • Se risparmi tempo lavorando velocemente, potrai usare questo tempo per affrontare le priorità di livello inferiore, per portarti avanti con altri lavori, o aiutare le persone che ti hanno aiutato.
  • Un po' di pianificazione, per quanto informale, spesso servirà a risparmiare il tempo che hai impiegato. Non dovrà essere una pianificazione esaustiva, dovrà solo servirti come guida.
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