Come Scrivere uno Statuto

Опубликовал Admin
3-01-2017, 09:18
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Le organizzazioni non profit e altri enti o organizzazioni in diversi paesi possono utilizzare uno strumento formale e legalmente riconosciuto per specificare i propri criteri di funzionamento. Questo strumento si chiama statuto, ed è considerato molto importante dai vertici di numerose aziende e agenzie. Lo statuto è spesso considerato il “manuale operativo” di un'organizzazione. Se hai avuto il compito di scrivere lo statuto per la tua impresa o organizzazione, qui trovi le istruzioni su come scriverne uno che aiuterà a governare efficacemente un'organizzazione.

Prepararsi a Scrivere lo Statuto

  1. Incarica due o tre membri dell'organizzazione per scrivere lo statuto. È necessario consultarsi con la maggior parte o con tutti i membri che hanno contribuito ad avviare un'organizzazione. È improbabile che tu sia l'unica persona che abbia avviato l'organizzazione e che quindi lavori da solo. Tieni informate almeno due o tre altre persone perché diano un contributo e aiutino a scrivere lo statuto.
    • Se si avvia un'organizzazione senza scopo di lucro, ad esempio, è necessario un consiglio di amministrazione che, di conseguenza, vorrà contribuire e partecipare alla stesura dello statuto. Il lavoro di squadra garantisce che tutti i punti di vista saranno rappresentati e presi in considerazione.
  2. Organizza lo statuto secondo un modello standard. Uno statuto prevede, in genere, intestazioni di sezione chiamate "articoli" e paragrafi chiamati "sezioni". Questa struttura renderà lo statuto più leggibile e uniformato ad altri statuti. Questa soluzione, inoltre, facilita la ricerca d'informazioni sulle regole di voto, comitati, e altri elementi che possono spiegare come l'organizzazione si avvia.
  3. Inizia ogni sezione con un ARTICOLO come titolo. Questi titoli saranno a carattere maiuscolo, in grassetto, e numerati con numeri romani. Allinea al centro della pagina questi titoli.
    • Ad esempio, il primo articolo potrebbe essere intitolato: ARTICOLO I: ORGANIZZAZIONE. Il titolo del secondo articolo potrebbe essere: ARTICOLO II: SCOPO.
  4. Numera ogni sezione di un articolo. Numera in modo chiaro le sezioni di un articolo, e attribuisci una descrizione di una - due parole a ciascuna.
    • Ad esempio, potresti scrivere: Sezione 1. Assemblee Ordinarie. Alla descrizione della sezione segue una breve descrizione delle regole per le assemblee ordinarie. Poi potresti scrivere: Sezione 2: Assemblee Straordinarie. A questo fai seguire una breve descrizione delle regole per le assemblee straordinarie.
  5. Utilizza un linguaggio semplice e chiaro. Uno statuto non è un documento casuale. Non è scritto senza riguardo agli aspetti formali che vigono in un'aula di tribunale o che facilitano i professionisti a comprendere norme e regolamenti particolari. Quando consideri un modello di statuto come campione, utilizza espressioni comuni per rendere professionale il tuo documento. Mantieni un tono appropriato e usa una terminologia ragionevole.
    • Non è necessario, comunque, utilizzare un frasario giuridico nello statuto. Si dovrebbe piuttosto usare un linguaggio semplice e facile da comprendere.
    • Riserva i dettagli per le regole di condotta, e non per lo statuto. Lo statuto contiene le linee guida con cui implementare politiche, o regole di condotta specifiche. Lo statuto dovrebbe, di conseguenza, essere flessibile e in grado di avere un significato in combinazione con regole di maggiore dettaglio. Mantieni lo statuto su un livello abbastanza generale.
  6. Adatta lo statuto alle necessità di un’organizzazione specifica. Molti modelli e suggerimenti riguardanti la scrittura di uno statuto sono intenzionalmente generali, in modo da poter essere adattati secondo le necessità. Un’organizzazione potrebbe avere esigenze specifiche che richiedono determinati elementi rispetto ad altre.
    • Scrivere lo statuto di un’organizzazione di culto: questo tipo di statuto comprenderà una sezione sul Ministro della Congregazione. Questa sezione dovrebbe trattare i rapporti del Ministro con la Congregazione, i requisiti che dovrebbe avere, e il processo per nominarne uno nuovo o ricusare quello in carica. La terminologia del modello potrebbe essere: “Il Ministro è il capo religioso e spirituale della Chiesa. Avrà facoltà di predicare e di rivolgersi al pubblico. Il Ministro è un ex membro del Consiglio della congregazione e di tutti i comitati, tranne quello che procede alla nomina.”
    • Scrivere lo statuto di una società: In questo tipo di statuto puoi includere sezioni che trattano la frequenza delle assemblee degli azionisti, aspetti legati alle azioni della società, e così via.

Scrivere gli Articoli dello Statuto

  1. Scrivi l'Articolo riguardante il Nome dell’Organizzazione. Si tratta di una breve dichiarazione che riporta il nome ufficiale dell'organizzazione. Nello stesso articolo si può indicare la sede operativa principale. Se l'organizzazione non opera fisicamente in un luogo fisso (se si tratta di un gruppo che opera soprattutto online, ad esempio), non è necessario includere una sede.
    • In questa sezione potresti scrivere: “Il nome dell'organizzazione sarà ABC Elementary PTO”.
  2. Scrivi l'Articolo sullo Scopo dell’Organizzazione. Quest’articolo includerà la dichiarazione di missione e la visione per l'organizzazione. Questa può essere abbastanza semplice ed essenziale, limitandosi a una frase; puoi però renderla più articolata, se vuoi.
    • La terminologia del modello potrebbe riportare: “Scopo dell'organizzazione è sostenere l'educazione dei bambini iscritti ad ABC Elementary, favorendo le relazioni tra la scuola, i genitori e gli insegnanti. ”
  3. Scrivi l'Articolo sui Membri. L’articolo comprenderà diverse sezioni, tra cui l’ammissibilità (chi può diventare membro e come), le quote (i membri devono pagare una quota di adesione? Devono pagare una quota annuale?), le categorie di membri (attivo, inattivo), i requisiti per come conservare lo stato di membro e com’è possibile recedere.
    • La terminologia del modello per la prima sezione sotto il titolo Membri potrebbe essere: “L'iscrizione è aperta a tutti quelli che simpatizzano con gli scopi e i programmi della congregazione, indipendentemente da razza, credo, sesso, orientamento sessuale, età, origine, e condizione fisica o mentale”. Continua con le sezioni successive descrivendo i doveri, i requisiti per conservare lo stato di membro e come recedere dall'organizzazione.
  4. Scrivi l'Articolo sugli Incarichi. L’articolo comprenderà diverse sezioni riguardanti gli incarichi, tra cui l’elencazione degli uffici, le funzioni attribuite a ciascuno, come sono nominati ed eletti gli incaricati, la durata (quanto tempo possono restare nella posizione) e come gestire i posti vacanti.
    • Ad esempio, nella prima sezione, si potrebbe scrivere: “Gli incarichi nell'organizzazione sono Presidente, Vicepresidente, Segretario, Tesoriere e tre Amministratori”. Poi aggiungi altre sezioni riguardanti gli incaricati, con una descrizione delle funzioni di ciascuno e così via.
  5. Scrivi l'Articolo sulle Adunanze. L’articolo comprenderà diverse sezioni che descrivono la frequenza delle adunanze (trimestrale? semestrale?), la sede in cui si svolgeranno (nella sede operativa principale?), e i criteri di voto per le proposte.
    • Quest’articolo inoltre stabilirà un quorum, o il numero di membri del Consiglio che devono essere presenti per approvare le proposte. Se un'organizzazione ha un Consiglio di nove membri, e lo statuto richiede un quorum di due terzi, allora almeno sei membri devono essere presenti per prendere decisioni per l'organizzazione. Alcuni Stati potrebbero prevedere un minimo per un quorum; verifica i requisiti per il quorum eventualmente richiesti nel tuo Stato.
    • La terminologia del modello per la prima sezione di quest’articolo potrebbe riportare: “Le adunanze ordinarie del Consiglio si terranno il primo martedì di ogni mese”. Quindi procedi per completare le altre sezioni di quest’articolo.
  6. Scrivi l'Articolo sui Comitati. I comitati sono specifici per la tua organizzazione, tuttavia può essere presente un comitato di volontari, un comitato per la pubblicità, un comitato dei membri, un comitato per la raccolta fondi e così via. Includi una breve descrizione per ogni comitato presente. Completa la sezione con una breve descrizione di come i comitati possono essere costituiti (nominati dal Consiglio di amministrazione?).
    • La terminologia del modello potrebbe riportare la frase: “La società ha i seguenti comitati permanenti”, seguita da un elenco e una breve descrizione per ciascun comitato presente.
  7. Scrivi l'Articolo sulla Fonte Normativa. La fonte normativa è il riferimento per i criteri che regolano le procedure per il funzionamento dell'organizzazione. Molte organizzazioni fanno riferimento al testo Rules of Order di Robert, una guida per come gestire riunioni in un'assemblea di persone al fine di garantire che le voci siano ascoltate e prese in considerazione; un articolo sulla fonte normativa riporterà il riferimento alla risorsa specifica che governa lo statuto, le procedure e il funzionamento dell'organizzazione.
    • Il linguaggio del modello potrebbe riportare: "I criteri indicati in Rules of Order di Robert regoleranno le riunioni se non sono in contrasto con lo statuto dell'organizzazione".
  8. Scrivi l’Articolo riguardante Emendamenti e Altre Disposizioni. Per quanto lo statuto abbia utilità e capacità di regolare molte situazioni che possono verificarsi nella vita di un'organizzazione, di tanto in tanto richiede emendamenti o modifiche minori, per precisare il suo campo d’azione. Scrivere nello statuto il processo che ne consente la modifica dimostra che l'organizzazione è flessibile e sensibile al cambiamento. Non rendere troppo difficile modificare lo statuto; scegli invece un processo appropriato per la cultura e per le idee che sono alla base dell'organizzazione. Puoi inoltre includere qui una sezione indicante l'anno fiscale, o è possibile aggiungere un articolo separato per l'anno fiscale.
    • La terminologia del modello per gli emendamenti potrebbe essere: “Il presente statuto può essere modificato o sostituito in qualsiasi assemblea della società con il voto favorevole di due-terzi (2/3) dei presenti e votanti. Qualsiasi proposta di modifica deve essere riportata nell'avviso di convocazione”.
  9. Scrivi l'Articolo sul Conflitto d’Interessi. L'organizzazione deve proteggersi da un eventuale conflitto d’interessi personale o finanziario, da parte del consiglio d’amministrazione o di altro dirigente. Includi un articolo che specifica cosa accade in caso di conflitto d’interessi.
    • La terminologia del modello potrebbe essere: “Ogni volta che un amministratore o un dirigente ha un interesse finanziario o personale in qualsiasi questione sottoposta al Consiglio di amministrazione, la persona interessata deve a) indicare la natura dell'interesse, e b) astenersi dal discutere, tentare d’influenzare e votare la questione. Qualsiasi transazione o votazione che comporti un potenziale conflitto d’interessi, può essere approvata solo quando una maggioranza di amministratori disinteressati stabilisce che è nel migliore interesse della società approvarla. I verbali delle riunioni che hanno dato luogo a tali votazioni, riporteranno la dichiarazione dell’interesse in conflitto, l'astensione del portatore d’interesse e l’esplicitazione dell’interesse della società all'approvazione."
  10. Scrivi l'Articolo con la Clausola di Scioglimento. Le leggi di alcuni stati richiedono una clausola di scioglimento, o una dichiarazione che descrive come l'organizzazione può essere sciolta. Questa può essere una buona idea, anche se nel tuo stato non è prevista l’obbligatorietà di questa clausola, perché aiuta a proteggere l'organizzazione in caso di conflitti interni.
    • Qui, potresti scrivere: “L'organizzazione può essere sciolta con preavviso (14 giorni di calendario) e con il voto di due terzi dei presenti alla riunione”.
    • Alcuni stati richiedono alle organizzazioni di includere la clausola di scioglimento nel loro statuto. Verifica le normative del tuo stato per informazioni specifiche.

Ultimare lo Statuto

  1. Riporta gli articoli in un unico documento. Utilizza una formattazione coerente in tutto il documento, un unico font e scegli una dimensione per il carattere (11 - 12 punti sono più leggibili). Includi una pagina titolo con il nome dell'organizzazione, la data dell'ultima revisione, e la data in cui lo statuto entrerà in vigore.
  2. Chiedi a un parlamentare professionale di verificare lo statuto. Lo statuto illustrerà le procedure per far funzionare l’organizzazione, svolgere riunioni, eleggere i dirigenti o i responsabili dei comitati e così via. Queste procedure si basano su regole che stabiliscono che cosa accade in primo luogo, quante persone devono votare per giungere a una decisione, chi può votare in remoto (inviare il voto invece di votare di persona), ecc. Un parlamentare professionalmente accreditato è un esperto di queste regole e procedure che governano la maggior parte degli statuti.
    • I Parlamentari sono reperibili attraverso associazioni come l'istituto americano dei parlamentari o puoi ricercare online “parlamentare professionalmente accreditato” nel tuo stato. Probabilmente sarà necessario pagare una parcella di consulenza per i servizi richiesti.
  3. Chiedi a un avvocato di riesaminare il tuo statuto. Consultarsi con un team legale, specializzato in organizzazioni senza scopo di lucro, può, ad esempio, essere utile per garantire che lo statuto comprenda quanto necessario. Un avvocato può, inoltre, contribuire a valutare se lo statuto è coerente con altri documenti chiave dell'organizzazione.
    • La maggior parte delle comunità ha organizzazioni di consulenza legale gratuita o a basso costo con cui poter lavorare. Queste possono essere collegate con un'Università di studi giuridici o con un laboratorio di Legal Clinic pubblico o senza scopo di lucro.
  4. Fai approvare lo statuto in una riunione dell’organizzazione. Lo statuto deve essere approvato dall'organizzazione per avere validità. Il direttore dell'organizzazione in genere ha l’autorità di adottare lo statuto.
    • Includi una dichiarazione alla fine dello statuto che attesti la sua approvazione e comprenda la data relativa. Anche il segretario dell'organizzazione dovrebbe firmare questa dichiarazione.
  5. Deposita lo statuto nel tuo stato se necessario. Alcuni stati richiedono che lo statuto sia depositato, mentre altri richiedono solo la reportistica periodica da parte dei responsabili e le informazioni finanziarie. Verifica le normative di riferimento per sapere se è necessario dare una copia dello statuto all’agenzia del tuo stato.
    • Lo statuto di una società di norma non si deposita presso agenzie ufficiali. Molti stati richiedono che la società scriva lo statuto, ma non ne richiede il deposito. Comunque può essere condiviso con gli azionisti e con altri soggetti chiave.

Conservare e Usare lo Statuto

  1. Tieni lo statuto in una posizione centrale negli uffici dell'organizzazione. Conservalo in un raccoglitore con l’atto costitutivo, i verbali delle riunioni, l’elenco dei nomi e degli indirizzi dei direttori e degli altri principali dirigenti dell'organizzazione, le registrazioni dei membri e così via.
    • Può essere una buona idea rendere lo statuto facilmente accessibile ai membri pubblicandolo sul sito Web, o averlo prontamente disponibile presso gli uffici. Anche se non è previsto che lo statuto sia tenuto a disposizione, questo rende l'organizzazione più credibile e trasparente in tutto il suo operare.
  2. Porta lo statuto alle riunioni dei membri e del comitato esecutivo. Avere lo statuto a portata di mano sarà utile in questi casi. Consulta lo statuto quando si deve votare una proposta, decidere su un comitato o sui membri del Consiglio, o, comunque, intraprendere attività specificamente citate nello statuto. Questo aiuterà a svolgere le riunioni senza intoppi e a rassicurare i membri che il loro punto di vista è adeguatamente tenuto in considerazione.
  3. Rivedi lo statuto regolarmente e aggiornalo. Quando cambia l'organizzazione, anche lo statuto può aver bisogno di modifiche. La chiave per rendere lo statuto adattabile ai cambiamenti è predisporlo flessibile e modificabile fin dall'inizio. Puoi così modificare lo statuto per introdurre cambiamenti minori, oppure rivedere lo statuto per incorporare modifiche più sostanziali.
    • Puoi apportare modifiche minori con emendamenti, che possono riguardare, ad esempio, l'aggiunta di un nuovo comitato.
    • Se hai intenzione di aggiornare lo statuto, dovresti tenere in primo luogo una riunione dei membri dell'organizzazione per comunicare quali dovrebbero essere le modifiche. Preavverti i membri che terrai una riunione per discutere e aggiornare lo statuto, e per dare loro la possibilità di suggerire modifiche. È consigliabile che alcune sottocommissioni lavorino sulle modifiche: una sottocommissione può scrivere le modifiche, un'altra sottocommissione può verificare la loro coerenza, e una terza può controllarne l'ortografia e la grammatica. Sottoponi le modifiche finali ai membri per approvarle.

Consigli

  • Ci sono molti differenti stili e versioni di statuti, e difficilmente ne trovi due uguali. È utile consultare parecchi statuti, soprattutto quelli di organizzazioni simili alla tua.
  • Consulta un'altra organizzazione per conoscere il processo adottato per scrivere lo statuto e perfezionarlo.
  • Assicurati che lo statuto sia coerente con gli altri documenti fondamentali dell’organizzazione, quali l’atto costitutivo, il sistema di governo e tutti gli altri documenti che descrivono come l'organizzazione opera. Assicurati che il numero delle posizioni di comando e la loro descrizione corrisponda in tutti i documenti. Assicurati inoltre che i giorni previsti per le riunioni corrispondano, e che anche altri piccoli dettagli corrispondano. Se l’organizzazione è affiliata con un altro organismo, ad esempio un dipartimento di stato per l'educazione o qualcosa del genere, è consigliabile verificare che lo statuto sia coerente con le aspettative ed esigenze di questo organismo.
  • È una buona idea nominare una differente sottocommissione per verificare la coerenza dello statuto. Il gruppo incaricato della scrittura dello statuto può trascurare incongruenze proprio perché coinvolto a fondo con l'effettiva stesura. Avere un altro gruppo per svolgere un duplice controllo, per intenderci, può aiutare a eliminare le incongruenze.
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