Como Fazer um Documento de Processo

Опубликовал Admin
3-10-2020, 15:50
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Documentos de processo são arranjos lógicos de etapas que são essenciais para concluir com sucesso um processo e obter um resultado desejável. Enquanto o conteúdo desse tipo de documento pode ser complicado ou simples, baseado na complexidade dos passos que constituem o processo geral, a abordagem básica chama para a determinação de cada passo que deve ser completado com sucesso, a sequência ou ordem mais lógica para esses passos ocorrerem e o que é realmente realizado após a conclusão de cada etapa. Com estes princípios em mente, é possível a criação de documentos de processos para qualquer coisa, desde ferver um ovo até a realização de uma campanha de marketing internacional.

Passos

  1. Identifique o objetivo final para o processo envolvido. Saber o que deve ser feito para que o processo seja produtivo ajuda a definir os parâmetros em termos de tempo e do uso de recursos na conclusão das tarefas essenciais no âmbito do processo.
  2. Catalogue os recursos necessários para concluir com êxito o processo. Incluem não só os recursos tangíveis, como dinheiro e equipamentos, mas também tempo e experiência. Isso virá a calhar no momento de decidir exatamente como lidar com cada uma das etapas, e descreva como concluí-las da maneira mais eficiente possível.
  3. Pense sobre a sequência lógica de eventos que devem ocorrer para que o processo avance. Muitas vezes, a conclusão de uma etapa vai realmente abrir o caminho para a execução do próximo passo na sequência. Por exemplo, a definição do objetivo de uma carta é necessária antes de escrever essa carta, que, por sua vez, é necessária para que a carta seja enviada pelo correio.
  4. Organize os passos identificados na sequência mais lógica. Certifique-se de que cada etapa concluída facilmente se prepare para a realização do próximo passo na sequência com o último passo atingindo o objetivo final do processo.
  5. Crie uma lista de exceção que cubra cada junção na sequência do processo. As exceções são os resultados em cada etapa do processo que têm um baixo potencial de ocorrência, mas poderiam descarrilar consequências se não forrem tratadas. O objetivo de identificar e lidar com possíveis exceções é preparar uma abordagem de contingência para a conclusão de cada etapa sem algum evento não planejado descarrilar todo o processo.
  6. Teste a sequência. Se possível, tentar completar o processo e seguir cada passo. Isso tornará possível refinar as instruções para cada etapa e certificar-se de que o efeito desejado em cada estágio seja alcançado. Um teste real da sequência, muitas vezes, tornará mais fácil identificar algum pequeno fator que foi ignorado anteriormente e tornar o documento de processo final mais lógico e abrangente.

Dicas

  • Não pense demais em cada etapa identificada em um documento de processo. Um erro comum que muitas pessoas fazem é tentar fazer com que cada passo seja tão complicado que se perdem seguindo a lógica por trás das etapas. Opte por palavreado direto e de fácil compreensão que aborde a mecânica da etapa.
  • Nunca tenha medo de alterar um documento de processo se novas informações ou recursos garantem que o processo seja concluído com um maior nível de eficiência, ou se fatores anteriormente desconhecidos são descobertas que prestam um ou mais passos na sequência para não mais ser lógico. As mudanças na tecnologia, matérias-primas e uma série de outros fatores podem tornar o atual processo obsoleto, exigindo a criação de um novo.
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