Como se Organizar Usando o Microsoft Outlook

Опубликовал Admin
16-05-2021, 23:30
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Veja como você pode aproveitar melhor seu tempo organizando o Microsoft Outlook. Isso requer disciplina e principalmente organização do programa e do que você faz com suas ferramentas.

Passos

  1. A primeira coisa que você deve fazer é desativar as notificações de novos e-mails. Para fazer isto, clique no menu Arquivo, selecione Ferramentas e depois selecione Opções. A janela de opções irá abrir. Na aba Preferências, clique em "Opções de e-mail". Na janela que abrir, clique em "Opções Avançadas de e-mail". Na nova janela de opções que abrir, olhe na seção "quando novos itens chegam em minha caixa de entrada". Deixe todas as caixas desmarcadas.
  2. Deixe a visualização por calendário como padrão no Outlook. Você terá maior visualização do seu trabalho no dia. Para mudar a visualização, selecione Ferramentas no menu Arquivo, e depois, Opções. Na janela de opções, clique na aba Outros, e depois, em Opções Avançadas. Na janela de Opções Avançadas, veja a seção de Definições Gerais e clique em Procurar. Uma pasta será aberta, selcione "Calendário" e clique "OK" três vezes.
  3. Para incluir suas tarefas na janela padrão, abra o menu Arquivo e selecione Visualizar, e então, Bloco de Tarefas.
  4. Para visualizar tarefas que são necessárias para o presente dia, selecione o menu Arquivo, Visualizar, e depois clique em "Visualização do Bloco de Tarefas" e selecione "Tarefas de Hoje".
  5. Organize um horário específico para ver seus e-mails. Crie dois ou três horários para dar atenção a eles, e em mais nenhuma hora do dia. Os e-mails são uma distração que evitam que você efetivamente trabalhe.
  6. Após ler os e-mails, sempre "limpe" sua caixa de entrada. Nada deve restar lá ao fim do horário para cuidar dos e-mails. Você tem quatro opções para decidir o que fazer com os e-mails: deletar, deferir, delegar ou realizar a tarefa.
  7. Se já cuidou do que era necessário na mensagem, delete o e-mail.
  8. Para deferir um e-mail, crie uma tarefa arrastando-o em direção à seção "Tarefa", na parte inferior à esquerda do Outlook. Uma tarefa será criada automaticamente; selecione uma data de início e hora, e uma hora limite para finalização, e então, salve.
  9. Para delegar um e-mail, crie uma tarefa e atribua a tarefa, ou encaminhe o e-mail, para outro indivíduo.
  10. A última opção consiste em escolher se você realizará ou não a tarefa do e-mail. Após realizá-la, delete a mensagem, ou então a envie para uma pasta de uso pessoal, onde poderá guardar e-mails antigos.
  11. Para bloquear o horário no seu calendário a partir de uma certa hora, arraste um e-mail na seção "Calendário", na parte inferior esquerda do Outlook. Um aviso de reunião irá abrir. Coloque data e hora para bloqueio. Uma cópia do e-mail será incluída com o aviso. Delete o e-mail ou tire-o da caixa de entrada ou coloque-o numa pasta de uso pessoal.

Dicas

  • O principal é não ser um "escravo" dos seus e-mails. Desativando o alerta de e-mails e usando o calendário como visualização padrão, você poderá focar no seu trabalho.
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