Como Comprar uma Copiadora
Todo escritório precisa de uma copiadora e muitos deles acabam desperdiçando dinheiro ao adquirir uma. Porém, ao pesquisar cuidadosamente e ler os termos de serviço antes de assiná-los, você poderá obter uma copiadora adequada. Nem sempre a mais cara ou a de melhor qualidade é a escolha correta para uso em seu escritório.
Escolhendo um bom modelo
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Compre um modelo para uso desktop em "home office" (escritório em casa). Caso a copiadora seja para uso doméstico ou para um negócio que faça menos que 700 cópias por mês, o modelo desktop é adequado. Elas são mais baratas e simples do que as copiadoras grandes. O resto das informações deste artigo são focadas nas necessidades de grandes escritórios.
- Uma copiadora/impressora/scanner a laser custa normalmente entre R$ 400 (apenas branco e preto) e R$ 900 (mais rápidas e a cores).
- Copiadoras inkjet (jato de tinta) podem custar até por volta de R$ 200, mesmo as com cores. No entanto, o custo de operação pode ser duas ou três vezes maior do que as copiadoras a laser. Cada página (com impressão em preto e branco) sai por cerca de 30 centavos.
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Conheça as funções básicas. Apesar de ainda existirem alguns tipos no mercado, a maioria dos negócios não terá dificuldade em definir as opções que precisam:
- Copiadoras a laser são mais rápidas e baratas de serem operadas em longo prazo. Já as jato de tinta não são recomendadas para ambientes comerciais.
- Copiadoras digitais são, de longe, as mais convenientes e comuns do que modelos antigos e analógicos.
- Copiadoras coloridas são significantemente mais caras e apresentam defeitos com muito mais frequência do que as que imprimem em preto e branco. Se precisar de documentos coloridos de vez em quando, procure por uma copiadora híbrida.
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Pense em adquirir um dispositivo multifuncional. Praticamente qualquer copiadora moderna também é uma impressora e algumas podem até escanear e enviar documentos por fax. Analise os prós e os contras de uma multifuncional simples em relação a uma copiadora simples e as funções adicionais:
- Um dispositivo com uma única função geralmente é mais barato que os multifuncionais, levando em conta que você precisa de todas.
- Ao utilizar máquinas separadas para cada função, o impacto de qualquer defeito será reduzido.
- Grandes escritórios devem utilizar mais de uma máquina para evitar a espera por uma.
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Faça uma estimativa da quantidade de cópias feitas mensalmente. Adequar a copiadora às suas necessidades irá economizar seu dinheiro, evitar atrasos e até reduzir a frequência de defeitos. Complete o passo a seguir, que é importantíssimo:
- Observe os registros de cópia (de preferência dos últimos 6-12 meses). Caso não os possua, peça ao serviço de cópia uma segunda via com o número de serviços de impressão que você já requisitou até hoje. Lá, deverá estar o número de cópias realizadas.
- Encontre a média do número de cópias feitas por mês.
- Multiplique o valor por 1,2 para não errar ou até por 1,5 se sua estimativa não for precisa. Assim, você está protegido contra a falta de capacidade de impressão e contra anúncios enganosos. Procure uma copiadora que imprima um volume mensal um pouco maior do que o valor calculado.
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Veja a velocidade de cópia. Examine em qual velocidade a copiadora imprime (mas não ache que quanto mais rápida melhor; copiadoras que ficam paradas demais entre impressões tendem a dar mais defeito). Tente equilibrar o tempo de espera e de impressão com as diretrizes a seguir, que servem mais como orientação das fabricantes:
- 11–20 páginas por minuto ("Segmento 1"): recomendada para escritórios em casa ou pequenos.
- 21–30 ppm (Segmento 2): a maioria dos pequenos escritórios com 6.000 cópias por mês ou menos. Lembre que esta velocidade "lenta" ainda é igual a uma página a cada 2 ou 3 segundos.
- 31–44 ppm (Segmento 3): escritórios pequenos a médios (até 12.000 cópias por mês). Utilize este segmento ou um maior caso precise instalar a copiadora na rede do escritório.
- 45–69 ppm (Segmento 4): escritórios médios a grandes. Geralmente, necessárias apenas em escritórios jurídicos, firmas de contabilidade e outros escritórios com altos picos de cópia e uso constante e intenso.
- 70–90 ppm (Segmento 5): escritórios com demanda extrema de cópia ou que precisam de aluguel temporário para realizar impressões.
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Verifique se existe um módulo de acabamento. A maioria das copiadoras de escritórios organizará automaticamente documentos de várias páginas. Outros recursos podem acompanhar o aparelho ou um módulo de cópia separado. Analise o seguinte:
- Número de compartimentos de armazenamento (quantos documentos ele pode guardar e organizar)
- Capacidade de cada compartimento (quantas páginas copiadas/impressas ele pode armazenar)
- Ele pode grampear ou perfurar os documentos? É um aspecto que pode ser vital em escritórios com alto número de documentos de várias páginas.
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Finalize sua pesquisa. Antes de tomar uma decisão final, analise o seguinte:
- A copiadora é duplex (imprime dos dois lados de uma página)?
- Em quanto a copiadora pode reduzir ou aumentar um documento?
- Caso utilize tamanhos de papel que não são os padrões, a copiadora dá suporte a eles?
- A maioria das copiadoras de alta qualidade possui um Processador de Imagens (Raster Image Processor – RIP). Caso seu modelo não tenha, pode ser necessário comprar um processador externo.
- Qual é o tempo da primeira cópia (a quantidade de tempo para imprimir a primeira cópia)? Se em seu escritório é mais comum uma única cópia, esta é uma estatística importante.
Termos de compra e de serviço
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Alugue uma copiadora para uso por um curto período. Os termos de aluguéis são simples: você paga certa quantidade por mês e devolve a copiadora ao terminar. Esta é a pior maneira de aproveitar seu dinheiro, logo, é geralmente uma opção adequada apenas para empresas com uma demanda repentina de cópias de documentos.
- Evite qualquer termo de aluguel que cobre taxas extras. Você deverá conseguir encontrar um serviço com taxa única e sem complicações.
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Se possível, compre a copiadora à vista. Será necessário ter todo o dinheiro na hora da compra e saber que você utilizará o aparelho por vários anos. Caso tenha o dinheiro, existem duas vantagens principais neste método:
- Em alguns casos, você pode conseguir não pagar a taxa em um dos anos, ganhando uma vantagem financeira em curto prazo. Consulte um advogado financeiro.
- Você não estará atrelado ao contrato de aluguel, permitindo que você poupe um pouco de dinheiro se acabar trocando de copiadora posteriormente.
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Pense em comprar uma copiadora usada. Aparelhos usados podem sair por 1/5 do preço de uma nova. Se estiver abrindo um novo negócio e não souber qual o volume de cópias será, este investimento é o que oferece menor risco. Peça para que o copiador conte a quantidade de documentos replicados e impressos. Uma impressora de alta qualidade, com velocidades de 45 páginas ou mais por minuto será ideal para cópia de 15 ou 20 milhões de páginas. Uma copiadora mais lenta e antiga (ou de menor qualidade) pode "morrer" depois de cerca de 1-5 milhões de páginas.
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Leia os termos do arrendamento com cuidado. O arrendamento está localizado entre o aluguel e a compra. Você paga uma taxa mensal para utilizar a máquina por 1-5 anos. Ao fim deste período, você terá a opção de comprá-la permanentemente. Arrendamentos são complicados de se "escapar" após a assinatura, portanto, leia com muita atenção o contrato!
- Arrendamentos de "Fair Market Value" (FMV ou Valor Justo de Mercado) geralmente custam entre R$200 e R$1200 por mês dependendo da qualidade da copiadora. Quando acabar, o banco definirá um preço para a copiadora baseando-se no mercado de valor atual.
- Caso tenha aberto um novo negócio, o dono pode precisar assinar uma garantia pessoal. Isso significa que o dono terá que pagar as taxas de arrendamento do próprio bolso se o negócio não puder.
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Faça um termo de serviços e manutenção separado. Para economizar dinheiro, não aceite que as taxas de manutenção e serviços sejam incluídas no arrendamento; em vez disso, contrate uma outra empresa para consertar e armazenar a copiadora. Analise o contrato de serviço e observe as informações a seguir:
- Descubra o custo de serviço por cópia. Multiplique-o pelo volume de cópias para descobrir a taxa mensal.
- Pesquise por uma taxa mensal mínima. Num mês mais "devagar", você pode acabar pagando esta taxa em vez do serviço por cópia. Faça uma estimativa adicional de custo baseando-se nos últimos 12 meses de volume de cópias.
- O ideal é procurar por serviços de emergência que demorem no máximo quatro horas para realizar o reparo.
- Se o escritório operar fora das horas normais de serviço, certifique-se de que os reparos de emergência sejam cobertos durante esses horários.
Dicas
- Compre de fabricantes conhecidas e confiáveis. Se possível, leia recomendações, análises e resenhas sobre a fabricante e os modelos.
- Peça para o departamento de TI proteger a conexão de rede da copiadora, impedindo acesso não autorizado.
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