Como Analisar um Processo de Negócio
Os processos de negócio se desenvolvem e se modificam ao longo do tempo. Muitas vezes eles evoluem para atender as novas necessidades das empresas. Com o tempo, mudanças nos processos e no ambiente em que eles operam podem levá-los a se tornarem ineficientes. A análise dos processos pode identificar ineficiências e sua correção pode reduzir custos e melhorar a qualidade dos resultados.
Determinando quais processos analisar
Identificando as exigências do processo
-
Entreviste participantes-chave do processo.
- Pergunte o que eles fazem e porquê.
- Verifique quais informações e outros insumos são necessários para executar cada tarefa. Identifique a fonte de cada entrada.
- Identifique as saídas (ou entregas) de cada tarefa, quem são os destinatários e por que eles precisam do que recebem.
-
Realize entrevistas em grupo e sessões de brainstorming.
- Use sessões de grupo para validar e refinar a informação que você recebeu depois da coleta de dados inicial do processo em entrevistas individuais. Essa é uma excelente maneira de esclarecer concepções errôneas dos indivíduos dentro do processo.
-
Resuma as informações que você recebeu e distribua para os participantes do processo. Isso deve incluir quem foi ou não entrevistado. Peça feedback.
Documentando os processos atuais
-
Crie um fluxograma de processo (também conhecido como mapa de processo). O formato de fluxograma é particularmente útil para apresentar visualmente um processo multifuncional.
- Os fluxogramas podem ser preparados manualmente ou com um programa de criação de gráficos. Podem ser utilizados processadores de texto e programas de planilha com a funcionalidade de gráficos. Os programas desenvolvidos especificamente para desenhar fluxogramas funcionam muito bem para essa tarefa.
- Divida uma página em uma série de linhas, também conhecido como "raias". Dê o nome da linha de cima de "entradas" e da linha de baixo como "saídas". Coloque o nome das outras linhas de acordo com um cargo que executa uma ou mais tarefas no processo.
- Aloque cada tarefa na linha com o nome do cargo que a executa. Coloque as entradas para cada tarefa acima dela na linha "entradas" e liste as saídas de cada tarefa abaixo dela na linha "saídas". Note que a saída de uma tarefa pode muitas vezes ser a entrada para a tarefa seguinte. Conecte as entradas, tarefas e saídas com setas para indicar o sentido do fluxo de processo.
Analisando os requisitos do processo
-
Analise as tarefas. Avalie as atividades realizadas em cada tarefa: As atividades são eficientes? Todos elas estão focadas em realizar o objetivo da tarefa?
-
Compare os resultados de entrevistas individuais. Procure por inconsistências. Por exemplo, uma etapa do processo entrega algo para o passo seguinte que não é usado nesse passo?
-
Identifique as atividades e saídas de tarefas desnecessárias.
-
Desenhe o processo de negócio do zero com base nas exigências identificadas durante as entrevistas e sessões de brainstorming. Compare esse fluxo do processo com o fluxograma do processo existente. Identifique potenciais alterações de processo com base na comparação do fluxo atual com o fluxo criado a partir das exigências.
Information
Users of Guests are not allowed to comment this publication.
ТОП
Статьи
28-09-2016, 22:35
5-12-2016, 09:06
12-11-2016, 11:36
28-09-2016, 08:25
26-09-2016, 18:55
26-09-2016, 18:35