Como Escrever um Estatuto

Опубликовал Admin
3-01-2017, 09:18
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As organizações sem fins lucrativos e outras instituições de vários países costumam usar um documento formal e legalmente reconhecido para identificar a forma que tal organização funcionará. Esse documento é chamado de estatuto, e para os líderes de um amplo espectro de empresas e de agências, é um documento muito importante. O estatuto costuma ser chamado de “manual de operações” de uma organização. Se você foi chamado para escrever um estatuto para seu empreendimento ou organização, aqui estão algumas instruções sobre como escrevê-lo que vão te ajudar a dar um rumo efetivo para a organização.

Preparando-se para escrever o estatuto

  1. Escolha dois ou três membros da organização para escrever o estatuto. É preciso consultar a maioria ou todos os membros que ajudaram a fundar a organização. É pouco provável que você tenha fundado a organização sozinho e que vá trabalhar por conta própria. Convoque ao menos duas ou três pessoas para ajudarem a escrever o estatuto.
    • Se estiver iniciando uma organização sem fins lucrativos, por exemplo, você precisará de uma diretoria que então poderá ajudar a escrever o estatuto. Ao trabalhar em equipe, você garante que todas as opiniões sejam representadas e levadas em conta.
  2. Estruture o estatuto em um esboço. Eles costumam ser escritos com capítulos, seções, artigos e parágrafos. Essa estrutura facilitará a leitura do estatuto e o deixará num formato padrão. Isso também facilita a busca por informações relativas a votações, comitês e outros elementos que podem gerar dúvidas no decorrer da atividade da organização.
  3. Comece cada parte com um título dizendo CAPÍTULO. Esse título deve estar em letras maiúsculas e enumerado com números romanos. Centralize o título.
    • Por exemplo, o primeiro capítulo deve ser: CAPÍTULO I: DA DENOMINAÇÃO E SEDE. O segundo capítulo deve ser: CAPÍTULO II: OBJETIVOS E FINS.
  4. Enumere cada seção dentro de cada capítulo. Para cada seção em cada capítulo, coloque um número e uma breve descrição da seção.
    • Por exemplo, você pode escrever: Seção 1. Assembleias Regulares. E aqui você faz uma breve descrição sobre o protocolo para as assembleias regulares. E então você escreveria: Seção 2: Assembleias Especiais. E aqui você faz uma breve descrição sobre o protocolo para as assembleias especiais.
  5. Use uma linguagem simples e clara para o estatuto. Eles não são documentos muito casuais e não são escritos sem atentar para o tipo de conteúdo formal que é usado nos tribunais, ou o tipo de conteúdo que ajuda os profissionais a entender regras específicas. Quando buscar por modelos e exemplos de estatutos, use palavras comuns para tornar o documento profissional. Mantenha um tom e um vocabulário apropriados.
    • No entanto, você não precisa usar a linguagem legal no estatuto. Em vez disso, você pode usar uma linguagem simples e fácil de entender.
    • Deixe os detalhes para as políticas, não os coloque no estatuto. O estatuto delineia o caminho para que sejam formuladas políticas específicas. Portanto, ele deve ser flexível e capaz de ser interpretado em conjunto com políticas mais detalhadas. Faça um estatuto mais geral.
  6. Prepare o estatuto de acordo com as especificidades da organização. Muitos modelos e instruções são intencionalmente generalistas para que possam ser adaptados a diversas organizações. Sua organização pode ter necessidades específicas, que exijam certos elementos que outras não exigem.
    • Escrevendo o estatuto social de uma igreja: Um estatuto social de igreja deve incluir uma seção sobre o pastor da congregação. Essa seção deve tratar da relação do pastor com a congregação, as qualificações que ele deve ter e o processo para trazer um novo pastor ou para retirar o atual. Para dar um exemplo, o texto pode começar assim: “O pastor é o líder religioso e espiritual da igreja. Ele ou ela deve ter liberdade no púlpito e liberdade para falar. O pastor é membro do conselho e de todos os comitês, exceto do Comitê de Nomeação.”
    • Escrevendo um estatuto corporativo: Nos estatutos corporativos, você também pode incluir seções que tratem da frequência das reuniões de acionistas, assuntos relativos às ações da empresa e assim por diante.

Escrevendo as seções do estatuto

  1. Escreva a seção que denomina a organização. Essa seção é uma breve declaração que estabelece o nome oficial da organização. Você também pode estabelecer o local da sede da organização nesse artigo. Se sua organização não existe fisicamente (se sua atividade principal é um grupo online, por exemplo), você não precisa colocar um endereço.
    • Você pode escrever nessa parte algo como: “O nome da organização será APM da Escola Municipal de ABC.”
  2. Escreva a seção dos objetivos e fins da organização. Nessa seção você colocará a missão e a visão da organização. Ela pode ser bem simples, com apenas uma frase. Mas você também pode fazê-la de maneira mais complexa, se quiser.
    • Um exemplo pode ser assim: “A organização está formada com o propósito de auxiliar a educação das crianças da Escola Municipal de ABC através do fomento da relação da escola com os pais e os professores.”
  3. Escreva a seção dos membros. Essa seção terá diversos artigos, incluindo a qualificação (quem pode se tornar um membro e como), deveres (os membros precisam pagar uma taxa para participar? Terão de pagar uma taxa anual?), situação dos membros (ativos, inativos), requisitos para continuar sendo um membro e como sair da organização.
    • Um exemplo para o primeiro artigo na seção dos membros pode ser o seguinte: “A filiação é aberta para todos que simpatizem com os fins e os programas da igreja, independente de raça, credo, gênero, opção sexual, idade, nacionalidade e capacidades mentais ou físicas.” Continue com os artigos seguintes, descrevendo os deveres, requisitos para continuar filiado e o procedimento para sair da organização.
  4. Escreva a seção da diretoria. Essa seção deverá conter diversos artigos relativos à diretoria, incluindo a lista de cada função, os deveres de cada um, como eles são nomeados e eleitos, o regulamento de cada função (quanto tempo eles podem servir na posição) e como lidar com férias.
    • Por exemplo, no primeiro artigo, você pode escrever: “Os membros da diretoria da organização são: um presidente, um vice presidente, um secretário, um tesoureiro e três diretores.” E então você seguirá com outros artigos detalhando cada posição, descrevendo os deveres de cada um e assim por diante.
  5. Escreva a seção sobre as assembleias. Essa seção também terá diversos artigos que esboçam a forma que as assembleias serão feitas (a cada trimestre? a cada semestre?), onde serão as assembleias (na sede?), e como serão feitas as votações relativas às moções.
    • Essa seção também estabelece o número de um quórum, ou o número de membros da diretoria que devem estar presentes para que moções sejam tomadas. Se uma organização tem nove membros do conselho, e o estatuto exige que dois terços do conselho estejam presentes para formar o quórum, então ao menos seis membros devem estar presentes para tomar decisões pela organização. Alguns estados podem exigir um quórum mínimo; verifique junto à Secretaria do Estado para descobrir as exigências de seu estado.
    • Um exemplo para o primeiro artigo nessa seção é o seguinte: “As assembleias regulares da sociedade serão na primeira terça-feira de cada mês.” E então trate de outros assuntos nos próximos artigos da seção.
  6. Escreva a seção sobre os comitês. Eles variam de acordo com cada organização, mas podem incluir um comitê voluntário, um comitê de publicidade, um comitê dos associados, um comitê de arrecadação e assim por diante. Inclua uma breve descrição sobre cada um desses comitês. No próximo artigo, escreva uma breve descrição sobre a maneira que os comitês podem ser formados (indicados pela diretoria?).
    • Um exemplo poderia ser o seguinte: “A sociedade terá os seguintes comitês,” com uma lista e uma breve descrição de cada comitê.
  7. Escreva a seção sobre as normas parlamentares. As normas parlamentares delineiam a maneira como vão funcionar os procedimentos da organização. Muitas organizações nos Estados Unidos seguem um livro chamado “Robert’s Rules of Order”, um guia sobre como proceder em assembleias, de maneira que todos possam ser ouvidos e considerados. A seção sobre as normas parlamentares indicará qual o manual utilizado para nortear o estatuto, a operação e os procedimentos da organização.
    • Um exemplo poderia ser o seguinte: “O livro Robert’s Rules of Order será utilizado para resolver questões na assembleia, desde que não entre em conflito com o estatuto da organização.”
  8. Escreva a seção sobre as disposições gerais e transitórias. A ideia do estatuto é servir como suporte para diversas situações que possam surgir durante a existência de uma organização, de tempos em tempos são necessárias alterações, ou apenas ajustes para melhorar o texto. Colocar no próprio estatuto a maneira com que o texto pode ser modificado ajuda a mostrar que a organização é flexível e entende a necessidade da mudança. Não dificulte a alteração do estatuto, em vez disso, escolha um processo que seja adequado para a cultura e políticas da sua organização. Você também pode colocar um artigo ou seção que estabeleça seu exercício financeiro.
    • Um exemplo relativo às alterações poderia ser o seguinte: “Este estatuto poderá ser alterado ou substituído em assembleia geral, quando aceito por dois terços (2/3) dos presentes através de votação. Não esqueça que qualquer proposta de alteração deverá ser anunciada na convocatória para a assembleia.”
  9. Escreva a seção sobre o conflito de interesses. A organização deve se proteger de conflitos de interesses pessoais ou financeiros dos membros da diretoria ou do conselho fiscal. Inclua uma seção que especifica o que deve acontecer no caso de um conflito de interesses.
    • Um exemplo poderia ser o seguinte: “Sempre que um membro da diretoria ou do conselho fiscal levar um interesse pessoal ou financeiro ante a diretoria, esse membro deverá a) revelar inteiramente a natureza desse interesse e b) ausentar-se das discussões, do lobismo e das votações sobre o assunto. Qualquer transação ou votação que envolva um possível conflito de interesses deve ser aprovado somente quando a maioria imparcial (sem interesse) da diretoria determine que é do interesse da organização também fazê-lo. A minuta das assembleias relativas a esse assunto registrará o interesse revelado, a abstenção e a argumentação, para então serem analisados.
  10. Escreva a seção sobre a dissolução da instituição. Algumas leis estaduais exigem um artigo sobre a dissolução, ou uma explicação da maneira com que ela poderá ser encerrada. Esse artigo pode ser uma boa ideia até mesmo se o estado não o exigir, pois protege a organização no caso de brigas internas.
    • Aqui, você pode escrever: “A organização pode ser dissolvida com aviso prévio (14 dias corridos) e com dois terços dos votos dos presentes na assembleia.”
    • Alguns estados exigem que as organizações incluam a seção sobre disso em seus estatutos. Verifique junto à Secretaria da Fazenda do Estado para obter informações mais específicas.

Finalizando o estatuto

  1. Junte as seções em um documento só. Utilize uma formatação consistente em todo o documento, e use um tamanho de fonte adequado (tamanho 11 ou 12). Inclua uma página com o título e os capítulos do estatuto e o nome da organização, a data da última revisão e a data em que o estatuto entra em vigor.
  2. Peça a um parlamentar profissional para que revise o estatuto. Ele deve delinear os procedimentos do funcionamento da organização, nortear as assembleias, reger a eleição de oficiais ou de comitês e assim por diante. Esses procedimentos são baseados em regras que ditam o que acontece primeiro, quantas pessoas precisam votar para alcançar uma decisão, quem pode votar por procuração (enviando seu voto em vez de ir votar em pessoa) etc. Um parlamentar profissional credenciado é um especialista nessas regras e procedimentos que guiam a maioria dos estatutos.
    • Nos Estados Unidos, por exemplo, os parlamentares podem ser encontrados ao entrar em contato com associações como o Instituto Americano de Parlamentares ou buscando na internet por “parlamentares profissionais credenciados” no seu estado. Você provavelmente terá que pagar uma taxa de serviço pela consultoria.
  3. Peça que um advogado revise o estatuto. Consultar uma equipe jurídica especializada em organizações sem fins lucrativos pode, por exemplo, ser útil para garantir que o estatuto cubra tudo que é necessário. Um advogado também pode auxiliar a avaliar se o estatuto está de acordo com os outros documentos importantes da organização.
    • A maioria das associações comunitárias consegue aconselhamento jurídico de algumas organizações por valores mais baixos, ou até gratuito. Elas costumam ser afiliadas com alguma faculdade de direito ou algum escritório de advocacia sem fins lucrativos.
  4. Adote o estatuto em alguma assembleia da organização. Ele deve ser aceito pelos membros da organização para que possa entrar em vigor. O presidente da organização geralmente tem a autoridade de adotar o estatuto.
    • Inclua uma declaração no final do estatuto que confirme o aceite dos membros, e inclua a data. A secretaria da organização também deve assinar essa declaração.
  5. Registre o estatuto no Estado, se necessário. Alguns estados exigem que os estatutos sejam registrados junto ao Estado, enquanto outro exigem apenas um relatório periódico sobre os membros principais e sobre as informações financeiras. Verifique junto à Secretaria da Fazenda do Estado para descobrir se precisa entregar uma cópia do estatuto para a agência estadual.
    • Estatutos corporativos não costumam ser registrados junto a nenhuma agência oficial. Muitos estados exigem que as corporações redijam um estatuto, mas elas não precisam registrá-lo junto ao estado. No entanto, eles podem ser compartilhados com os acionistas e outros interessados.

Guardando e utilizando o estatuto

  1. Guarde o estatuto no centro dos escritórios da organização. Guarde-o em um fichário com os artigos de incorporação, com as minutas das assembleias, com a lista dos nomes e dos endereços do conselho administrativo, registro dos membros e assim por diante.
    • Pode ser uma boa ideia facilitar o acesso dos membros ao estatuto através de uma versão digital no site da organização, ou até mesmo cópias físicas nos escritórios. Apesar de não existir uma exigência para que o estatuto fique disponível, isso ajuda a tornar a organização mais confiável e transparente em relação as políticas e procedimentos operacionais.
  2. Leve o estatuto para as assembleias gerais e do conselho administrativo. Manter o estatuto por perto pode ser útil durante as assembleias. Consulte-o quando houver uma votação para uma moção, ou para decidir um comitê ou a diretoria, ou também para atividades especificamente delineadas pelo estatuto. Isso auxiliará a condução das assembleias e a reafirmar para os membros de que suas opiniões estão devidamente representadas.
  3. Revise e atualize o estatuto regularmente. Conforme a organização muda, o estatuto precisa mudar também. O segredo para tornar o estatuto adaptável é criá-lo de maneira flexível e alterável desde o começo. Depois você pode fazer alterações para acertar pequenos detalhes, ou revisar o estatuto para incorporar mudanças mais substanciais.
    • Você pode fazer pequenas alterações com emendas, que podem criar novos comitês, por exemplo.
    • Se for revisar o estatuto, você primeiro deverá convocar uma assembleia dos membros da organização para dizer o motivo da revisão. Avise os membros de que está convocando uma assembleia para discutir e revisar o estatuto, e dê a eles a oportunidade de enviar sugestões de alterações. É recomendado que alguns subcomitês trabalhem nas revisões: um subcomitê que escreva as revisões, outro que verifique essas revisões buscando inconsistências, e um terceiro para verificar a gramática e a ortografia das revisões. Apresente as revisões finais para que os membros votem nas mudanças.

Dicas

  • Existem muitos estilos e versões de estatutos, não existem dois estatutos iguais. Vale a pena consultar vários modelos, especialmente aqueles de organizações parecidas com a sua.
  • Verifique com outra organização para aprender como foi o processo deles de escrever e melhorar o estatuto deles.
  • Certifique-se de que o estatuto esteja consistente com o resto dos documentos importantes da organização, como os artigos de incorporação, as políticas de governança e qualquer outro documento que trate de procedimentos da organização. Certifique-se também de que o número de membros da diretoria e descrição das posições estejam iguais em todos os documentos. Também não esqueça de verificar se as datas das assembleias também estão iguais, além de outros detalhes. Se você é afiliado de outra entidade, como um departamento estadual de educação ou algo assim, você deve verificar se o estatuto é consistente com as exigências e expectativas da entidade.
  • É uma boa ideia nomear subcomitês distintos para verificar a consistência do estatuto. O grupo que escreve às vezes pode não ver algumas inconsistências simplesmente por estar muito perto do processo. Nomear outro grupo para fazer uma segunda verificação, por assim dizer, pode ajudar a eliminar as inconsistências.
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