Como Escrever Uma Carta Profissional

Опубликовал Admin
9-04-2017, 10:40
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Precisa escrever uma carta profissional corretamente? A maioria das cartas segue um formato bem estabelecido e simples que pode ser adaptado para qualquer conteúdo. Todas as cartas devem conter a data, as informações do remetente e do destinatário e alguns parágrafos com a mensagem a ser passada. Siga os Passos abaixo e modifique-os conforme necessário para adaptar a carta aos padrões da empresa.

Começando a carta

  1. Conheça bem o formato. Não importa o conteúdo da carta, existem alguns padrões visuais que devem ser seguidos. As cartas devem ser escritas em fontes comuns como Arial ou Times New Roman, em formatação justificada com parágrafos em blocos — o que significa que você deve iniciar um novo parágrafo apertando "Enter" duas vezes. Não use recuo nos parágrafos.
    • Configure margens de 2,5 cm em todos os lados.
    • Mesmo se a carta for escrita no corpo de um e-mail, você ainda precisará utilizar uma fonte comum. Evite usar letras coloridas.
  2. Escolha o papel correto. A carta deve ser impressa em papel comum A4 (21 cm por 29 cm) ou em papel de carta. Se estiver redigindo um contrato, você também pode utilizar o papel ofício legal, que tem 21 cm por 35 cm.
    • Se vai imprimir a carta para enviá-la pelos correios, imprima-a no papel timbrado da empresa para dar um ar mais profissional e incluir as informações de contato da companhia.
  3. Inclua algumas informações sobre a empresa. O nome e o endereço são itens essenciais para qualquer carta. Se você é autônomo ou um profissional independente, substitua o nome da empresa pelo seu próprio.
    • Se a empresa já tem um papel timbrado específico para cartas, use-o e poupe tempo.
    • Se vai digitar o endereço, justifique-o à esquerda ou direita no topo da página. Converse com alguém na empresa para descobrir qual o padrão da companhia.
    • Se vai enviar a carta internacionalmente, digite o nome do país do destinatário em letras maiúsculas.
  4. Não se esqueça da data. Escrever a data completa é certamente a opção mais profissional para uma carta. Por exemplo, escreva, justificado à esquerda, logo abaixo do endereço do remetente: "Primeiro de abril de 2016" ou "1 de abril de 2016".
    • Se escreveu a carta em mais de um dia, inclua a data de finalização do texto.
  5. Inclua as informações do destinatário. Escreva o nome do destinatário completo, o título (se aplicável), o nome da empresa e o endereço. Cada informação deve ocupar uma linha separada. Justifique o texto à esquerda, logo abaixo da data.
    • O ideal é endereçar a carta a uma pessoa específica. Assim, a resposta será mais fácil. Se não sabe para quem deveria enviar a carta, pesquise um pouco. Se necessário, ligue na empresa para descobrir o nome e o título da pessoa com quem deseja falar.
  6. Escolha uma saudação. Trata-se de um indicador de respeito muito importante. A escolha da saudação dependerá do fato de você conhecer ou não a pessoa a quem está endereçando a carta e do nível de formalidade necessário. Consider the following options:
    • Use "A quem possa interessar" apenas se não souber para quem especificamente está endereçando a carta.
    • Se não conhece bem o destinatário, "Prezado Senhor/Senhora" é uma boa opção.
    • Se preferir, use o título e o sobrenome da pessoa, como em "Prezado Senhor Souza".
    • Se conhece bem o destinatário e mantém um relacionamento informal com ele, chame-o pelo primeiro nome, como em "Prezado Carlos".
    • Se não sabe qual o gênero da pessoa, simplesmente use o nome completo dela.
    • Não se esqueça de incluir uma vírgula após usar uma saudação e de incluir dois pontos após usar "A quem possa interessar".

Redigindo o corpo da carta

  1. Acerte no tom. Como diz o ditado, tempo é dinheiro, certo? O tom da carta deve ser, portanto, breve e profissional. O texto deve ter uma leitura fácil e rápida, indo direto ao assunto logo no primeiro parágrafo. Por exemplo, você pode começar escrevendo algo como "Estou escrevendo para tratar de...".
    • Não se preocupe em escrever um texto rebuscado, com palavras difíceis e frases complexas. A intenção da carta é comunicar o que precisa ser dito do modo mais rápido possível.
    • Seja persuasivo. É bem provável que a sua intenção com a carta é persuadir o leitor a fazer algo: mudar de ideia, corrigir um problema, investir dinheiro ou agir. Seja convincente!
  2. Use pronomes pessoais. Não há problema algum em usar "eu", "nós" e "você" em uma carta profissional. Refira-se a si próprio como "eu" e ao leitor como "você".
    • Tome cuidado ao escrever a carta em nome de uma empresa. Ao reforçar a visão da companhia, use "nós" para evitar confusões. Caso esteja escrevendo sobre sua própria opinião, atenha-se ao "eu".
  3. Escreva de modo claro e conciso. O leitor deve saber exatamente o que você quer dizer para que ele possa responder à carta de modo rápido. Caso você esteja solicitando um resultado ou uma ação, deixe isso bem claro. Explique-se em poucas palavras.
  4. Use a voz ativa. Na hora de descrever uma situação ou fazer uma solicitação, opte pela voz ativa, não pela passiva. A voz passiva pode criar um texto ambíguo ou pouco pessoal. Além disso, a voz ativa é mais simples e direta ao ponto. For example:
    • Passiva: "Os óculos de sol não são projetados ou fabricados pela empresa com a devida atenção à durabilidade".
    • Ativa: "Sua empresa não projeta e fabrica os óculos com atenção à durabilidade deles".
  5. Quando apropriado, evite o excesso de formalidades. As cartas são escritas de pessoas para pessoas, certo? Evite a linguagem extremamente formal sempre que possível, afinal, não é possível construir um relacionamento com textos impessoais e quadrados. Obviamente, evite uma linguagem extremamente informal e gírias. Mantenha um tom profissional, mas amigável.
    • Se conhece bem a pessoa, você pode incluir alguma frase amigável desejando-a boas coisas.
    • Use o bom senso para determinar o quanto de personalidade revelar na carta. Um pouco de humor pode ser útil no mundo profissional, mas sempre vá com cautela antes de fazer uma piada.
  6. Seja cortês. Ainda é possível ser educado mesmo ao escrever uma reclamação. Pense na posição do destinatário e ofereça-se para fazer o que for possível para ajudá-lo.
    • Um exemplo de reclamação pouco educada: "Acho que os seus óculos de sol são horríveis e nunca mais vou comprá-los". Um exemplo de reclamação adequada: "Estou decepcionado com a fabricação dos seus óculos e no futuro, vou procurar por outros fabricantes".
  7. Use uma página timbrada especial para as páginas adicionais. O ideal é que a carta seja breve e tenha apenas uma página. Se precisa escrever algo maior, como um contrato legal, por exemplo, podem ser precisas mais páginas. Nesse caso, use um papel timbrado diferente, com o endereço no topo da página abreviado.
    • Não se esqueça de incluir a numeração nas páginas subsequentes, no topo da folha. Se desejar, inclua também o nome do destinatário e a data.
  8. Finalize a carta. Resuma claramente as ações que você tomará ou que espera do destinatário no último parágrafo. É possível a pessoa entre em contato com você para esclarecer algo. Nesse caso, lembre-se de agradecer a atenção.

Encerrando a carta

  1. Escolha um encerramento. A saudação no fim da carta indica respeito e formalidade. "Atenciosamente", "Cordialmente" e "Respeitosamente" são boas opções. Para ser um pouco menos formal, mas ainda assim soar profissional, opte por "Saudações cordiais" e "Muito obrigado". Lembre-se de usar uma vírgula após a saudação.
  2. Assine a carta. Deixe cerca de quatro linhas ao fim do texto para a assinatura. Assine a página após imprimi-la ou, se for enviá-la por e-mail, escaneie a assinatura e anexe-a ao documento de texto. De preferência, assine com tinta azul ou preta.
    • Se vai assinar a carta no nome de alguém, escreva "PP:" antes da assinatura. PP significa "por procuração" — o termo vem do latim "per procurationem".
  3. Digite o seu nome e suas informações de contato. Abaixo do espaço para a assinatura, insira seu nome, telefone, endereço de e-mail e qualquer outro meio de contato aplicável. Use uma linha para cada informação.
  4. Insira as iniciais do datilógrafo. Caso outra pessoa tenha escrito a carta por você, inclua as iniciais do nome dela abaixo do bloco de assinatura. Em alguns casos, as iniciais do autor da carta também são incluídas, para que fique claro quem trabalhou no texto.
    • Por exemplo, se for incluir apenas as iniciais do datilógrafo, faça-o em letra minúscula: mp.
    • Se for incluir também as iniciais do autor, coloque-as em letra maiúscula e mantenha as iniciais do datilógrafo em letra minúscula: JC:mp ou JC/mp.
  5. Lembre-se dos anexos. Caso tenha incluído documentos adicionais para o remetente, cite-os algumas linhas abaixo das informações de contato, incluindo a quantidade e o tipo dos documentos. Por exemplo, escreva: "Anexos (2): currículo, folheto".
    • Se quiser, abrevie o termo anexos.
  6. Acrescente o nome de outros possíveis destinatários. Se vai enviar uma cópia da carta para outra pessoa, cite-a no texto. Abaixo da linha de anexos, inclua o termo "CC:" (com cópia) seguido do nome da pessoa e o título. No passado, quando as cartas eram datilografadas no papel carbono, "cc" era usado para indicar "cópia carbono".
    • Por exemplo: "CC: Maria Joaquina, Vice-Presidente de Marketing".
    • Se vai enviar a carta para mais de duas pessoas, alinhe os outros nomes abaixo do primeiro, mas sem o "CC:".

Dando os toques finais

  1. Edite a carta. A apresentação é um elemento importantíssimo das cartas profissionais. O texto deve deixar claro que você é capaz de redigir algo profissionalmente sem erros. Faça uma checagem no corretor ortográfico e leia o texto cuidadosamente.
    • Pergunte-se: a carta é clara e concisa? Algum parágrafo tem mais de quatro sentenças? Nesse caso, veja se é possível eliminar alguns pontos desnecessários.
    • Se a carta for muito importante, peça que um amigo a leia. Um segundo par de olhos pode ser o bastante para que você encontre erros ou frases estranhas.
  2. Não grampeie a carta. Se tem muitas páginas em mãos e tem medo que elas fiquem bagunçadas, use um clipe de papel no canto superior esquerdo.
  3. Envie a carta. Use um envelope profissional, de preferência com o logo da empresa, ao enviá-la pelos correios. Imprima etiquetas profissionais com o seu endereço e o endereço do destinatário. Dobre a carta em três partes iguais, de modo que o destinatário abra primeiro a parte de cima e depois a parte de baixo. Cole o selo no envelope e envie-a.
    • Você também pode escrever o endereço no envelope à mão. Se acha que sua letra não combina com o tom profissional da carta, imprima os endereços em etiquetas ou direto no envelope.
    • Se a carta for muito importante ou precisa ser lida o quanto antes, envie-a por um entregador profissional.
    • Se quiser enviar a carta por e-mail, converta-a em HTML ou salve-a em PDF para preservar a formatação. O ideal, entretanto, é enviar a carta impressa.

Dicas

  • Assine a carta com uma caneta de boa qualidade.
  • Aja com velocidade. Se não puder responder em menos de uma semana, informe o destinatário de quando ele pode esperar uma resposta sua.
  • Enfatize o lado positivo. Fale sobre tudo que pode fazer, não sobre o que não pode fazer. Por exemplo, se um produto está fora de estoque, não diga ao cliente que não pode concluir a compra dele. Em vez disso, diga que trata-se de um produto muito popular que se esgotou e informe-o de quando pode enviar o pedido.
  • Ao redigir uma carta complexa, crie um esboço:
    • Liste os assuntos que deseja tratar, sem se preocupar muito com a ordem.
    • Liste exemplos, argumentos, fatos e palavras-chave para cada assunto.
    • Revise os assuntos do resumo de acordo com a relevância.
    • Remova qualquer coisa que seja irrelevante.
    • Organize as informações do melhor modo possível para o leitor.

Avisos

  • Evite os elogios em excesso. Um elogio sincero é aceitável; exagerar apenas indicará que você depende demais dos elogios para realizar o seu trabalho.
  • Tente não usar um tom muito grosso. Lembre-se de que a carta provavelmente tem como função melhorar ou iniciar um relacionamento profissional.
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