Como Aplicar Formatação Condicional no Excel

Опубликовал Admin
24-01-2018, 14:00
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Você já quis saber quando está acima ou abaixo do orçamento? Quer ter obter um dado importante a partir de uma lista imensa? Usar a função do Excel de formatação pode ajudar com tudo isso e mais. Embora seja um pouco difícil de usar, saber o básico pode ajudar você a entender qualquer projeto que você esteja trabalhando.

Passos

  1. Coloque todos os seus dados, ou baixe um arquivo de treino aqui. Isso é útil porque a formatação condicional é melhor entendida sendo testada em dados que você já tenha. Embora você possa aplicar a formatação condicional em células vazias, é mais fácil ver se a formatação funciona usando dados pré-existentes.
  2. Clique na célula que você quer formatar. A formatação condicional permite que você modifique o estilo da fonte, sublinhe e adicione cor. Usando a formatação condicional, voê também pode aplicar tachado, bem como bordas e sombreamento nas células. Porém, você não pode mudar a fonte ou o tamanho da fonte do conteúdo na célula.
  3. Clique em "Formatar" > "Formatação Condicional" para começar o processo de formatação condicional. No Excel 2007 essa opção pode ser encontrada em "Página Inicial" > "Estilo" > "Formatação Condicional".
  4. Clique em "Adicionar >>" para usar duas condições. Para este exemplo, duas condições são usadas para ver como cada uma funciona com a outra. O Excel permite até três condições por célula. Se você precisar de apenas uma única condição, pule o próximo Passo.
  5. Clique em "Adicionar >>" mais uma vez para configurar outra condição, ou clique em "Excluir..." e escolha uma condição para remover.
  6. Determine se sua primeira condição é baseada no valor na célula atual, ou se é baseada em outra célula ou grupo de células em outra parte da planilha.
  7. Deixe a condição como está (em outras palavras, deixe o primeiro drop-down como "Valor da célula"), se a condição for baseada na célula atual. Se for baseada em outras células, modifique o primeiro drop-down para "Fórmula". Para as instruções sobre "Fórmula", vá para o próximo passo. Para as instruções do "Valor da célula", faça o seguinte:
    • Escolha que tipo de argumento funciona melhor usando a segunda caixa drop-down. Para condições entre um valor baixo e um valor alto, escolha "está entre" ou "não está entre". Para condições usando um único valor, use os outros argumentos. Este exemplo irá usar um único valor usando o argumento "maior que".
    • Determine qual valor deve ser aplicado ao argumento. Para este exemplo, estamos usando o argumento "maior que" e a célula B5 como valor. Para escolher uma célula, clique no botão no campo de texto. Isso irá minimizar a caixa de formatação condicional.
  8. Para "Fórmula" você pode na verdade aplicar a formatação condicional com base em outra célula ou células. Depois de selecionar "Fórmula", todos os drop-downs irão desaparecer e você só terá um campo de texto. Isso significa que você pode escrever qualquer forma que quiser usando as fórmulas do Excel. Na maioria das vezes, você vai se ater a fórmulas simples e evitar texto ou conjuntos de texto. Tenha em mente que a fórmula é baseada na célula atual. Por exemplo, pense assim: C5 (célula atual) = B5>=B6. Isso significa que C5 irá mudar a sua formatação quando B5 for maior que ou igual a B6. Este exemplo pode na verdade ser usado com o "Valor da célula", mas você deve ter entendido a ideia. Para escolher uma célula na planilha, clique no botão no campo de texto. Isso irá minimizar a caixa de formatação condicional.
    • Por exemplo, imagine que você tenha uma planilha com todos os dias do mês atual listados na Coluna A; você precisa inserir dados nesta planilha todos os dias; e você gostaria que a linha inteira associada com o dia atual se destacasse de alguma maneira. Tente isso: (1) Selecione a planilha inteira, (2) Escolha Formatação Condicional como explicado acima, (3) Escolha "Fórmula" e (4) Insira algo como =$A3=TODAY() onde a Coluna A contém todas as datas e a Linha 3 é sua primeira linha de dados (depois dos cabeçalhos). Note que você deve colocar o cifrão na frente do A, mas não na frente do 3. (5) Escolha sua formatação.
  9. Clique na célula que contém o valor. Você irá notar que o sinal de cifrão ($) é colocado automaticamente antes das designações de linha e coluna. Isso faz com que a referência da célula seja não-transferível. Isso significa que se você quisesse aplicar a mesma formatação condicional através do copiar/colar, todas elas irão referenciar a célula original. Para desativar isso, basta clicar no campo de texto e excluir os sinais de cifrão. Se você não quiser definir uma condição usando uma célula em sua planilha, basta inserir o valor no campo de texto. Você pode até mesmo inserir textos, dependendo dos argumentos. Por exemplo, não use "maior que" como seu argumento e "João Silva" no campo seguinte. Você não pode ser maior do que João Silva... bem, você pode, mas - ah, deixa pra lá. Neste exemplo, a condição inteira, se você fosse dizer em voz alta, seria lida mais ou menos assim: "Quando o valor desta célula é maior que o valor na célula B5, então..."
  10. Aplique o tipo de formatação. Tenha em mente que você quer destacar a célula do resto da planilha, especialmente se você tem muitos dados. Mas você também quer deixá-la com aparência profissional. Para este exemplo, queremos que a fonte fique em negrito e branco e a cor de fundo seja vermelha. Para começar, clique em "Formatar".
  11. Escolha que tipo de mudanças na fonte você gostaria de fazer. Então clique em "Borda" e faça as mudanças lá. Este exemplo não faz mudanças na borda. Depois clique em "Padrões e faça as mudanças lá. Quando você terminar de fazer as mudanças na formatação, clique em "OK".
  12. Uma pré-visualização da formatação irá aparecer abaixo do argumento e dos valores. Faça as mudanças necessárias até que a formatação fique do jeito que você quer.
  13. Passe para a segunda (e terceira, se você colocou) condição e siga os passos acima (começando no Passo 6) outra vez. Você perceberá no exemplo que a segunda condição também inclui uma pequena fórmula (=B5*.90). Ela pega o valor de B5, multiplica por 0.9 (ou seja, 90%) e aplica a formatação se o valor for menor que esse.
  14. Clique em "OK". Agora que você terminou todas as suas condições, uma de duas coisas irá acontecer:
    1. Nenhuma mudança irá aparecer. Isso significa que as condições não foram atendidas, então nenhuma formatação foi aplicada.
    2. Uma das formatações que você escolheu aparece, porque uma das condições foi atendida.

Dicas

  • Uma aplicação muito útil desta função é usá-la para identificar itens de inventário que se encaixam dentro dos níveis de estoque desejáveis. Por exemplo: Deixe uma célula ou linha em negrito quando o valor do inventário for menor do que a quantidade especificada.
  • Você pode tentar a formatação condicional em dados que não importam, ou que não irão se perder se você cometer um erro.
  • Uma funcionalidade que não há no Excel é a habilidade de aplicar "copiar - colar especial - valores" na formatação condicional de forma que a formatação seja copiada, mas as "equações" de formatação condicional desaparecem. Isso pouparia muita da memória ocupada pelas equações. Abaixo, está uma macro de Visual Basic (VBA) que faz isso copiando os dados do Excel para o Word (que usa o formato HTML) e depois copiando de volta para o Excel; Mas entenda, isso é para os usuários mais avançados que já tem alguma experiência com macros em VBA:
---- ---- Dim appWD As Word.Application, appXL As Excel.Application Sub CopyCondFmt2WordThenBackSoKeepsFmtButLosesCondFmtEquations() ---- '*** Purpose: retain conditional formatting in an Excel range but LOSE the conditional formatting "equations" '*** Note: In Excel VBA, turn on "tools-references-MicrosoftWordxxObjectLibrary" '*** 1) Copies Excel range to Word via the clipboard. NOTE: the range has conditional formating '*** 2) Opens Word and pastes the Excel data into a new Word doc (as HTML) '*** 3) copies this same data in word, placing it in the clipboard (HTML format) ' ---- '*** (1) copy Excel range ---- Application.DisplayClipboardWindow = True'***watch clipboard action Application.CutCopyMode = False'***clear copy (ergo, clear clipboard) Range("A1").CurrentRegion.Select Selection.Copy'***copy the excel area ---- ---- ' (2) now commands apply to Word = "appWD" ---- ---- Set appWD = CreateObject("Word.Application")'***create word object appWD.Visible = True'***show word appWD.Documents.Add'***new document appWD.WordBasic.EditOfficeClipboard'***watch clipboard in Word also appWD.Selection.PasteExcelTable False, False, False'***paste the Excel data appWD.Selection.WholeStory'*** (3) select the same data and appWD.Selection.Copy'***copy it to clipboard in an HTML format appWD.Quit ---- ---- ' **** back to excel Range("A30").Select'***area to paste data as HTML ActiveSheet.PasteSpecial Format:="HTML", Link:=False, DisplayAsIcon:=False'paste from word*End Sub ---- ----

Eis outra macro rápida em VB que pode ser ajustada para pequenos conjuntos de dados (jp_johnny)

Public Sub FormatMyRow()' Conditionally formats rows of data from red through yellow to green'' I had 21 rows of stuff to conditionally format, excluding header' Column 4 (D) was a % value ranging from 0 to 1.00 (0% to 100%)For i = 2 To 22' Get the value from column 4intVal = Cells(i, 4).Value' Establin the temporary Red and Green RGB values...If intVal > 0.35 Then intRed = 200 Else intRed = Int(intVal * 510)If ((intVal - 1) * (-1)) > 0.65 Then intGrn = 255 Else intGrn = Int(((intVal - 1) * (-1)) * 255)' Add 100 to the RGB values to push the colors towards pastels.intRed = intRed + 100intGrn = intGrn + 100' Trim any RGB values over 255 back down to 255...If intRed > 255 Then intRed = 255If intGrn > 255 Then intGrn = 255' Apply the RGB color to each of 11 columns... Note the Blue RGB is fixed at 100...For j = 1 To 11Cells(i, j).Interior.Color = RGB(intRed, intGrn, 100)NextNext End Sub
  • A formatação condicional também pode ser usada para sombrear linhas alternadas. Pode-se encontrar mais informações no site da Microsoft em [1]
  • Você pode aplicar a mesma formatação a uma linha ou coluna inteira. Clique no "Pincel de Formatação" (parece um pincel amarelo) e então escolha as células em que você deseja aplicar a formatação condicional. Isso só funciona se o valor da condição não tiver sinais de cifrão. Tenha em mente que as referências de célula devem ser verificadas mais de uma vez.
  • Você também pode aplicar a formatação às outras células selecionando a célula que tem a formatação que você quer e copiando ela. Depois, selecione as células que receberão a formatação e vá em "Colar Especial" e escolha "Formato".
  • Estes passos funcionam com o Excel 97 ou superior.

Avisos

  • Em versões mais antigas que a 2007, há um limite de três formatações condicionais por célula. A partir do Excel 2007, este limite foi removido.
  • Não escolha uma formatação que dificulte a leitura. Planos de fundo laranja ou verde podem parecer bons na tela do computador, mas podem fazer com que seja mais difícil entender os dados quando a planilha for impressa.
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