Как устанавливать деловые контакты во время конференций

Шаги

1. Начните наводить справки об участниках еще до того, как вы их увидите. Очень важно собрать побольше сведений об их профессиональной направленности, опыте и знаниях. В частности, узнайте побольше об организаторах. Это как раз те ведущие специалисты, которые могут помочь вам в установлении новых деловых отношений в вашей сфере. Возможно, они даже найдут минутку, чтобы поговорить о вашем бизнесе и дать несколько полезных советов.

   • Найдите время просмотреть сайты организаторов. Порой на сайтах размещают адреса электронной почты сотрудников – вплоть до высшего руководства. Адреса можно также найти на сайтах типа LinkedIn.
   • Если ваша цель – деловые отношения с одним из сотрудников какой-то компании, погуглите ее происхождение, историю, количество лет на рынке, ее цели и достижения, а также руководящий персонал.
2. Напишите организаторам о том, что вы с нетерпением ждете их выступлений. Признание компетентности специалистов, планирующих поделиться на конференции своим опытом, может стать началом выстраивания отношений. Спикеры обязательно оценят вашу заинтересованность. Вероятнее всего, они ответят вам и поблагодарят. После этого вы можете написать о желании быть лично представленным во время мероприятия.
3. Выберите удобный момент и представьтесь. Посетите выступления тех спикеров, которым вы писали письма. Придите заранее и займите место в первом ряду – так у вас будет больше шансов пообщаться со спикерами после выступлений. Обязательно выключите мобильный телефон, если вы до сих пор этого не сделали. Слушайте внимательно: если позже представится возможность пообщаться, вы сможете поднять любой вопрос. После презентации, вручив спикеру свою визитную карточку с персонифицированной информацией, написанной вами заранее на тыльной стороне, расскажите, как вы восхищаетесь его способностью разбираться в сути вопроса - таким образом вы установите еще более тесные деловые отношения. Представьтесь, похвалите спикера за хорошую презентацию, упомянув кратко, чем именно она вам понравилась, и задайте относящиеся к теме вопросы (смотрите следующий шаг)

   • Если вас страшит сама мысль о том, что нужно будет дать кому-то свою визитную карточку, разыграйте похожую ситуацию дома, с родными или друзьями. Для начала представьтесь ("Привет! Меня зовут Алекс. Я писал вам на прошлой неделе о…"). Затем, задавая открытые вопросы, постарайтесь перевести тему разговора на собеседника. Вы можете также потренироваться перед зеркалом. Чем больше вы будете практиковаться, тем непринужденнее сможете вести себя в реальной ситуации.
   • Уточните у спикера, можно ли будет звонить ему в дальнейшем, если возникнут вопросы по поводу презентации. Теперь вы достигли определенного уровня знакомства и, скорее всего, у вас есть твердое основание для длительных контактов и дальнейшего развития любых профессиональных возможностей – будь то деловых, творческих либо научных.
   • Ваша визитная карточка должна отвечать самым современным требованиям и содержать действительные контактные данные. Если указанные данные не дают четкого представления о том, чем конкретно вы занимаетесь, визитку нужно будет обновить. Спикеры будут получать множество визиток, и ваша может просто затеряться среди остальных. Качество карточки должно быть безупречным; не используйте помятые и грязные визитки в профессиональных целях.
4. Научитесь сразу переходить к сути дела. У спикеров, бизнесменов и других организаторов конференций всегда мало времени. У них нет возможности просто стоять и подолгу болтать с вами ни о чем. Новички обычно боятся, что просто лишатся дара речи. Вспомните тренировки ролевых ситуаций с визитной карточкой. Теперь попробуйте точно так же разыграть начало будущего разговора и произнести вслух те мысли, которые вы хотели бы выразить. Подключите собранную заранее информацию о спикерах – и уже очень скоро вы научитесь четко излагать свои мысли.

   • Составьте список вопросов к спикеру. На случай, если времени на общение будет мало, держите наготове пару самых важных пунктов. Так вы сможете поговорить без волнения. Потренируйтесь задавать вопросы перед зеркалом.
   • Если вы хотите, чтобы реакция на ваши вопросы была положительной, начинайте разговор примерно так: "Вы сейчас не слишком заняты? Можно задать вам пару кратких вопросов?".
   • Если сразу после выступления у спикеров не было времени, не забывайте, что вам еще может представиться возможность пообщаться за ужином или во время других мероприятий. Обязательно оставьте свою визитку. Используйте любую возможность пообщаться во время конференции.
   • Если вы хотите передать организаторам свои рекламные материалы, документы, диски, держите их наготове. Это отличный способ поддерживать общение в будущем: у вас будет повод поинтересоваться их мнением о ваших материалах.
5. Умейте выслушать. При всяком удобном случае непосредственного общения со спикером, внимайте каждому его слову. Чем лучше человек умеет слушать, тем больше мостов общения он сможет построить. Из всех присутствующих в помещении именно спикеры должны получать максимум внимания. Говорите мало; давайте высказаться спикерам. Даже если у вас кружится голова от чьего-то профессионального мастерства, известности либо влиятельности, ни в коем случае не делайте поспешных прогнозов об их следующих репликах и не вставляйте свои пять копеек. Сохраняйте спокойствие; отдайте инициативу в их руки.

   • Излучайте позитив и не бойтесь пауз. Отнеситесь с понимание к тому, что организаторы загружены на конференции не меньше вашего.
   • Поддерживайте зрительный контакт; кивайте головой; не скрещивайте руки на груди.
   • Не стесняйтесь делать заметки на своих визитках и в смартфоне, когда кому-то что-то обещаете. Это послужит проявлением энтузиазма и готовности выполнить обещанное, а также гарантией, что дело будет сделано.
   • Извлекая деловую выгоду, не упустите редкую возможность получить максимум удовольствия от общения.
6. Научитесь уходить красиво. Спикеры могут не оправдать ваших ожиданий либо дать понять, что не питают к вам интереса. В таком случае вежливо извинитесь, поблагодарите за внимание и переключитесь на других участников.
7. Возьмите на заметку участников, приближенных к организатору. Если организатор работает не один, а с командой, и часть команды активно общается со слушателями, раззнакомьтесь с этими людьми, обменяйтесь визитками. Расскажите им о своей деятельности и попросите представить вас спикеру. Узнайте, кто еще из команды спикера стоит того, чтобы пытаться наладить с ним деловые связи, включая обмен идеями и информацией.

   • Обращайте внимание на людей, которые, хоть и не относятся к высшему руководству компании или любой другой организации, тем не менее выполняют функции "сфер влияния". Именно эти люди часто готовы выслушать, гордятся своей деятельностью и рады делиться информацией. Им свойственна честность и открытость в деловых отношениях, поэтому их роль сложно переоценить. К примеру, вы только что увидели презентацию выдающегося профессора и хотели бы кое-что с ним обсудить, но, увы, он убегает в связи с семейными обстоятельствами. Если на конференции присутствует его ученица – кандидат наук – разыщите ее и обсудите с ней свои идеи. Убедившись в вашей искренности и перспективности, она замолвит за вас словечко. Вам только нужно будет не терять с ними связь.
   • Ищите пути поддержания отношений и после конференции. Например, можно отправить организаторам электронное письмо с вложенной статьей, освещающей аналогичную конференции тему. Это послужит доказательством и вашей глубокой заинтересованности темой, и вашего желания поделиться информацией. Замечательно, если через вас спикер познакомится с другими людьми того же поля деятельности. Делитесь любой полезной информацией.
   • С готовностью выполняйте все, что пообещали. Как только становится очевидным, что выполнение обещания оказалось под угрозой, сообщите спикеру, указав при этом, что вы намерены делать дальше. Поддерживайте все возможные каналы связи. Не уподобляйтесь тем, кто обрывает едва установившиеся контакты и в результате теряет уникальные возможности.
   • Общайтесь с организаторами по электронной почте и в телефонном режиме. Никогда не знаешь, как могут повернуться обстоятельства. Иногда обычный обмен информацией о своих профессиональных навыках может перерасти в плодотворный разговор с влиятельными людьми, которых вы встретили на конференции.