Как написать деловое письмо

Опубликовал Admin
9-04-2017, 10:40
869
0
Нужно профессионально и качественно написать деловое письмо? Большинство деловых писем соответствуют устоявшемуся и легкому в освоении формату, который можно легко адаптировать под любой тип содержания. Деловое письмо всегда должно содержать дату, информацию об отправителе и получателе, и несколько абзацев текста. Воспользуйтесь следующим руководством по написанию делового письма (скорректируйте его при необходимости для того, чтобы письмо соответствовало принятым в вашей компании стандартам).

Начало письма

  1. Владейте уверенными знаниями относительно правильного формата письма. Независимо от содержания вашего письма, необходимо придерживаться нескольких деловых стандартов, определяющих внешний вид письма. Деловые письма должны быть набраны с применением распространенных шрифтов, таких как Arial или Times New Roman. Воспользуйтесь блочной разбивкой текста (на абзацы) - то есть начинайте новый абзац с двукратного нажатия клавиши "ввод" (enter), то есть без применения абзацного отступа.
    • Если вы распечатываете письмо на принтере, то рассмотрите возможности печати на фирменном бланке. Логотип и контактная информация вашей компании придадут вашему письму более солидный вид.
    • Электронные деловые письма также необходимо набирать с помощью распространенных шрифтов. При написании делового письма не стоит пользоваться такими шрифтами, которые имитируют рукописный почерк, а также иными цветами, помимо черного и белого.
  2. Включите информацию о своей компании. Укажите название своей компании и ее адрес, причем каждая часть адреса должна начинаться с новой строки. Если вы работаете сами на себя или являетесь независимым подрядчиком, то вместо названия компании (или над ним) укажите свое собственное имя.
    • Если у вашей компании есть заготовленные фирменные бланки, то вы можете воспользоваться ими вместо того, чтобы самостоятельно набирать название и адрес компании.
    • Если вы самостоятельно набираете адрес, то расположите его в верхней части страницы и выровняйте по правому или левому краю (в зависимости от сложившихся в вашей компании предпочтений).
  3. Укажите дату. Профессионалы указывают дату полностью. Например, напишите либо "1 апреля 2012", либо "апрель 1, 2012". Дата должна быть выровнена по левому краю и располагаться несколькими строками ниже адреса отправителя.
  4. Укажите контактную информацию получателя. Напишите полное имя получателя, звание (если это приемлемо), название компании и адрес; эта информация должна располагаться именно в таком порядке и каждая часть должна начинаться с новой строки. При необходимости укажите идентификационный номер. Контактная информация получателя должна располагаться несколькими строками ниже даты (выравнивание по левому краю).
  5. Определитесь с выбором приветствия. Приветствие является важным индикатором уважения и то, какое приветствие вы используете, определяет знаете ли вы человека, которому пишете (и насколько хорошо вы его знаете), а также уровень формальности ваших отношений. Обратите внимание на следующие варианты:
    • Напишите «заинтересованным лицам», только в том случае, если вы не знаете, кому именно вы пишете.
    • Если вы не знаете получателя достаточно хорошо, то варианты "уважаемый / уважаемая" - являются безопасным выбором.
    • Вы также можете указать звание/должность получателя и фамилию, например "уважаемый доктор Иванов".
    • Если вы знаете получателя достаточно хорошо, и вы оба наслаждаетесь неформальным общением, то вы можете указать только (первое) имя адресата, например "дорогая Анна".
    • Если вы не знаете пол получателя, то просто укажите фамилию и инициалы, например "Гук К.С."
    • Не забывайте ставить запятую после приветствия или двоеточия после слов "тем, кого это может касаться".

Содержимое письма

  1. Подберите правильный тон. Как говорится, время – это деньги, поэтому большинство деловых людей не хотят впустую тратить время. Следовательно, тон вашего письма должен быть кратким и профессиональным. Ваше письмо должно читаться быстро, поэтому сразу же приступайте к сути дела, оставив краткие комментарии в первом абзаце. Например, всегда можно начать со слов "я пишу вам по поводу ...", а затем продолжать развивать тему.
    • Не нагружайте письмо красочными переходами, громкими словами или длинными, извилистыми предложениями; ваша задача - передать сообщение так быстро и четко, как это только возможно.
    • Для того чтобы сократить текст необходимо избегать пассивных залогов; также постарайтесь не излагать суть слишком тенденциозно.
  2. Пишите четко и лаконично. Получатель должен точно понимать, что вы пытаетесь ему донести. Получатель быстро отреагирует на содержимое письма только в том случае, если смысл письма будет ему кристально понятен. В частности, если в результате прочтения письма вы ожидаете какого-то результата или действия со стороны получателя, то обязательно укажите в письме чего именно вы хотите. Объясните свою позицию настолько кратко, насколько это возможно.
  3. При необходимости будьте более разговорчивы. Письма пишутся людьми и для людей. По возможности избегайте формальностей - вы не сможете выстроить хорошие отношения с помощью безличных, повторяющихся и писем. Тем не менее, следует воздержаться от разговорного языка или сленга: таких слов как "вы знаете", "я имею в виду" или "захотелось". Придерживайтесь делового тона, но будьте доброжелательны и предупредительны.
    • Если вы хорошо знаете получателя, то было бы замечательно, если бы вы добавили несколько дружеских строк с добрыми пожеланиями.
    • Хорошо подумайте перед тем, как переходить к более личным отношениям. Иногда деловые отношения действительно стоит разбавить небольшим количеством юмора; но порой бывает лучше сделать выбор в пользу осторожности вместо того, чтобы шутить.
    • Скорее всего, цель вашего письма заключается в том, чтобы убедить получателя что-то сделать: изменить мнение, исправить проблему, отправить деньги или принять меры. Изложите суть вашего дела.
  4. Будьте вежливы. Даже если вы обращаетесь с жалобой или пишите с беспокойством по поводу какой-то проблемы - вы все же можете быть вежливы. Поставьте себя в положение получателя и предложите сделать со своей стороны все возможное (в пределах разумного) для того, чтобы выглядеть в его глазах любезным и предупредительным.
  5. Подытожьте. В последнем абзаце необходимо обобщить свое виденье и четко определить либо запланированный курс действий, либо указать то, что вы ожидаете от получателя. Помните о том, что получатель может обратиться к вам с вопросами или за помощью в решении проблем, а также поблагодарить за внимание к его/ее письму или проблеме.

Окончание письма

  1. Правильно закончите письмо. Окончание, как и приветствие, является важным индикатором уважения и степени формальности в отношениях. "С уважением" - как правило, является безопасным вариантом; также могут подойти слова "искренне", "наилучшие пожелания" и "искренне ваш". Чуть менее формальные, но по-прежнему профессиональные окончания: "всего наилучшего", "всего хорошего", "с наилучшими пожеланиями", и "спасибо". Ставьте запятую после этих слов.
  2. Подпишите письмо. Оставьте около четырех пустых строк для своей подписи. Подпишите письмо после того как вы его распечатаете, или, если вы отправляете его по электронной почте, то отсканируйте изображение вашей подписи и прикрепите его к этой части письма. Предпочтительно использовать для этого синие или черные чернила.
  3. Укажите свое имя и контактную информацию. Под своей подписью необходимо набрать свое имя, номер телефона, адрес электронной почты и любую другую релевантную контактную информацию. Располагайте каждую отдельную часть своих контактных данных на отдельной строке.
  4. При необходимости добавьте "вложения". Если для рассмотрения получателем вы вложили дополнительные документы, то отметьте это несколькими строками ниже контактной информации, указав количество и тип вложенных документов, например "Вложения (2): резюме, брошюра".

Завершение письма

  1. Отредактируйте письмо. Внешний вид письма является ключевым элементом профессионализма. Отредактируйте письмо (уделив внимание наличию ошибок), таким образом, чтобы получатель смог легко увидеть в вас способного и ответственного человека. Запустите автоматическую проверку правописания в текстовом редакторе, однако дополнительно тщательно прочтите письмо перед отправлением.
    • Задайте себе вопрос: является ли письмо четким и кратким? Есть ли в нем абзацы длиной более 3-4 предложения? Если они существуют, то задумайтесь об удалении ненужных утверждений.
    • Если письмо является чрезвычайно важным, то, возможно, вы захотите дать другу или коллеге прочитать его. Иногда вторая пара глаз может помочь выявить ошибки или неловкие формулировки, которые вы можете не заметить самостоятельно.
  2. Отправьте письмо. Отправьте электронное письмо или, если вы отправляете письмо по обычной почте, воспользуйтесь конвертом для деловой переписки. (Если это возможно, то воспользуйтесь конвертом с напечатанным на нем логотипом компании.) Аккуратно распечатайте свой обратный адрес и адрес получателя. Сложите письмо в три части, таким образом, что бы получатель развернул сначала верхнюю часть, а затем нижнюю. Убедитесь в том, что вы прикрепили достаточное количество марок и отправьте письмо.
    • Если вы чувствуете, что у вас не совсем удачный и красивый почерк, и что не соответствует вашей профессиональной персоне, то наберите адрес в текстовом редакторе и распечатайте его на конверте с помощью принтера.

Советы

  • Для того, чтобы подписать письмо необходимо использовать только качественную ручку.
  • Отвечайте на корреспонденцию быстро. Если вы не можете написать полный ответ менее чем за неделю, то сообщите об этом корреспонденту, указав при этом, когда он или она может ожидать от вас полный ответ.
  • Подчеркните положительные аспекты. Говорите о том, что вы можете сделать, а не о том, что вы не можете. Например, если продукта нет в наличии, то не говорите клиенту, что вы не в состоянии выполнить заказ; вместо этого скажите ему о том, что продукт очень популярен, и вы его уже распродали. Затем укажите, когда именно вы сможете выполнить заказ.
  • Если вы пишете объемное и сложное письмо, то задумайтесь о составлении предварительного плана.
    • Составьте список тем, которые вы хотите изложить. Не беспокойтесь о порядке следования тем.
    • Подберите для каждой темы перечень ключевых слов, примеры, аргументы и факты.
    • Оцените каждую тему своего плана на релевантное соответствие своей цели и аудитории.
    • Удалите все то, что не относится к делу.
    • Отсортируйте информацию в наиболее удобном для получателя порядке.

Предупреждения

  • Не будьте слишком настойчивым и очень сильным в выражениях – помните о том, что с помощью делового письма вы пытаетесь улучшить или начать профессиональные отношения.
  • Не льстите слишком много. Искренний комплимент вполне приемлем, однако большое количество лести будет указывать на то, что вы полагаетесь в деловых отношениях на лесть, а не на свою компетенцию.
Теги:
Информация
Посетители, находящиеся в группе Guests, не могут оставлять комментарии к данной публикации.