Как справиться с письменным рабочим заданием

Опубликовал Admin
15-06-2017, 07:40
101
0
Написание чего-нибудь может не относиться к вашим основным обязанностям на работе, но много должностей предусматривают выполнение письменных заданий. Не паникуйте. Это не так сложно, как кажется – писать что-то по работе. Посмотрите на это, как на возможность продемонстрировать ваши навыки и знания, или просто четко изложить вопрос.

Шаги

  1. Разберитесь в задании. Задавайте вопросы до тех пор, пока вы не будете уверенны, что поняли все, что от вас хотят. Спрашивайте вашего шефа, ваших коллег или любого другого, кто дал вам такое задание.
  2. Определите цель текста. Он будет информировать, фиксировать или убеждать? Он поднимает какую-то проблему и намечает план действий, или это отчет о уже проделанной работе?
  3. Решите, что это будет за документ? Насколько формальным он должен быть? Может ли это быть оперативное электронное письмо? Это емкий отчет или пособие? Или это что-то среднее?
    • Не беспокойтесь на счет длинны текста. На количество слов и страниц обращали внимание только в школе. Сконцентрируйтесь на формулировке того, что надо изложить.
  4. Определите вашу аудиторию. Вы пишете для ваших сотрудников? Менеджеров? Клиентов? Поставщиков?
    • Не забывайте, особенно если вы пишете электронное письмо, что текст, который вы пишете, может быстро отправиться к не первоначальным получателям.
  5. Соберите информацию, которая должна быть внесена в ваш документ.
    • Если вам нужна консультация поговорите с сотрудниками, менеджерами или с кем-то другим в формальной обстановке или нет. Если можно пригласить в команду писателей, например тех, кто специализируется на технических публикациях, проинформируйте их.
    • Используйте свои знания. Если вас попросили написать про это, то это наверное потому что вы знаете больше, чем другие в этой сфере.
    • Если необходимо, поищите информацию.
  6. Делайте заметки по мере вашей работы в любой удобной для вас форме. Не переживайте что, то, что вы сейчас пишите, не лаконично. Просто записывайте.
    • Упорядочите ваши записи, если вам это поможет писать, но делайте это после того, как запишите их.
  7. Напишите черновик. На этом этапе работе, сконцентрируйтесь на написании, а не на упорядочивании записей. Если вы заметите, что вам не хватает информации, отметьте себе где-то это, и продолжайте писать.
  8. Переписывайте и редактируйте свою работу.
    • Для небольших проектов это может заключаться только в проверки орфографии и быстром перечитывании перед тем, как нажать кнопку “отправить”.
    • Допишите недостающую информацию.
    • Упорядочите документ. Добавьте краткие информативные заголовки, чтобы разделить длинный документ на более маленькие части.
    • При необходимости, попросите кого-то перечитать вашу работу.
  9. Вверху документа добавьте четкое и краткое резюме вашей работы. Так как вы не пишите роман, то вам не надо поддерживать интригу. Как и аннотация к научной работе, резюме должно содержать ключевые моменты, рекомендации и выводы.
    • Учитывайте вашу аудиторию, когда пишите резюме. Некоторые занятые люди могут прочитать только резюме, другие же, прочитав резюме, решат, будут ли они читать дальше или нет.
    • Определите размер вашего резюме в зависимости от документа: для электронного письма достаточно будет одной информативной ясной строчки; для длинного отчета или пособия будет достаточно несколько вступительных абзацев.
    • Убедитесь что основной текст и резюме совместимы друг с другом, и что документ подтверждает ваши выводы.
  10. Попросите совета. Попросите ваших коллег перечитать вашу работу.
    • Если это было небольшое задание для небольшой аудитории, отправьте его и получите комментарии.
  11. Сделайте последние корректировки, отправьте или напечатайте документ, и гордитесь хорошо сделанной работой.

Советы

  • Спросите могут ли вам показать пример документа или макет. Это поможет вам подобрать необходимый материал и вам не придется изобретать велосипед. Также благодаря этому ваш документ будет соответствовать остальными публикациями. Если нет примера, то поищите в интернете похожий документ, чтобы использовать его как макет. Не забудьте попробовать использовать макеты документов в вашем текстовом редакторе для ежедневной бизнес-коммуникации.
  • Выделите соответствующие этапы написания этого документа и определите время, которое вам понадобится для написания этого задания.
  • Подумайте о высококвалифицированной помощи. Если этот текст будет размещен в рекламной брошюре, на веб-сайте или в ежегодном отчете для акционеров, наймите хорошего писателя. Качество написанного текста отразиться на всем деле и сформирует мнение о вас у ваших клиентов или инвесторов.
    • Будьте готовы предоставить помощь извне. Вы все еще должны предоставить информацию, которая будет включена в документ.
  • Вид имеет значение. Качественное оформление не оправдывает недостаток информации, тогда как плохое оформление может негативно отразиться на восприятии качественной и полной информации. Узнайте больше информации на счет форматирования документа, чтобы сделать его привлекательным и аккуратным.
  • Поищите wikiHow чтобы получить руководство в части вашей деятельности, так как задание о написании пресс-релиза отличается от написания рекламной брошюры.
  • Если у вас есть время, то сделайте перерыв между написанием черновика и его проверкой, даже если это будет только обеденный перерыв. Это поможет вам проверить его на свежую голову.
  • Проверяя документ, соблюдайте формальный и деловой тон.

Предупреждения

  • Не зацикливайтесь на редактировании. Вы можете вечно смотреть на этот документ, возясь с разными деталями. Вычитайте текст, и когда все будет готово, отправьте или напечатайте его.
  • Осознавайте, что информация конфиденциальна, и смотрите куда вы ее отправляете.
  • Будьте осведомлены о политике вашей компании на счет использования логотипа в документах. Если вы используете логотип, убедитесь, что вы используете четкое чистое изображение, сохраняя его вид.
  • Не паникуйте. Конечно же есть определенное нервное напряжение в незнании того, хорошо ли вы напишите, но не дайте вашему страху помешать вам начать это делать. Помните, что ваше письмо может продемонстрировать ваши таланты и знания.
Теги:
Информация
Посетители, находящиеся в группе Guests, не могут оставлять комментарии к данной публикации.