Как использовать ВПР в Microsoft Excel

Опубликовал Admin
29-01-2018, 23:00
1 329
0
Использование функции ВПР (Вертикальный ПРосмотр) в Microsoft Excel на первый взгляд может показаться нетривиальной задачей для непрофессионала, хотя на самом деле это очень просто. Выучив небольшую функцию, вы сможете легко найти и достать информацию из любой таблицы.

понимание функции ВПР

  1. Узнайте когда использовать функцию ВПР. Эта функция позволяет вам, напечатав значение одной из ячеек, посмотреть значение соответствующей ячейки в том же столбце.
    • Используйте ее, чтобы найти информацию в большой таблице или если вам нужно найти повторяющуюся информацию.
    • Представьте, что вы преподаватель и перед вами список студентов в таблице Excel. Вы можете использовать ВПР, вписав имя студента, и незамедлительно получить его оценку из соответствующей ячейки.
    • ВПР полезен если вы работаете в розничной торговле. Вы можете вписать название товара и быстро узнать артикул или цену.
  2. Убедитесь, что ваша таблица организована верно. Буква “В” в названии функции означает “вертикальный”, а это значит, что таблица должна быть организована вертикально, т.к. функция осуществляет поиск только по столбцам, но не по строкам.
  3. Используйте ВПР для поиска скидок. Если вы используете функцию для работы, то можете настроить ее для вычисления цены или скидки на товар.

понимание значений ВПР

  1. Понимание “просмотра значений”. Это ячейка, с которой вы начинаете; место, куда вы вводите функцию ВПР для ее активации.
    • Возьмем, к примеру, ячейку F3. Она будет относиться к области поиска.
    • Здесь вы введете функцию ВПР. Что бы вы ни искали, начинать нужно с первого столбца вашей таблицы.
    • Ячейку, в которую вы вводите функцию ВПР, будет полезно разместить немного в стороне от основной таблицы, чтобы вам самим не запутаться в данных.
  2. Понимание “массива таблицы”. Это наименования ячеек, включающих в себя весь диапазон данных в таблице.
    • Первым наименованием в массиве должна быть указана самая левая верхняя ячейка вашей таблицы, а вторым самая правая нижняя ячейка.
    • Используя пример учителя со списком класса, представьте, что у вас в таблице два столбца. В первом перечислены имена всех студентов, а во втором их средний балл за время обучения. Если у вас 30 студентов и таблица начинается в ячейке А2, то первая колонка имеет имеет диапазон А2-А31, а вторая колонка с оценками имеет диапазон B2-B31. Таким образом, массивом таблицы является А2:B31.
    • Убедитесь, что вы не включаете в массив таблицы ее заголовки, т.е. отсчет ведется не с ячейки “ФИО студента”, а с имени первого студента в списке. В нашем примере заголовками таблицы будут ячейки А1 и B1.
  3. Найдите порядковый номер столбца. Это столбец, в котором вы ищете информацию.
    • Для корректной работы функции ВПР вы должны ввести номер столбца, а не его имя. Несмотря на то, что вы осуществляете поиск по столбцу “Оценки”, в функцию вам следует ввести его порядковый номер, т.е. “2”, т.к. столбец “Оценки” является вторым слева в нашей таблице.
    • Не используйте буквы, введите только номер столбца. ВПР не распознает “B” как корректное отображение наименования столбца, он распознает только “2”.
    • Если вы имеете дело с большой таблицей, вам придется вручную считать порядковый номер столбца, начиная с левого края таблицы, т.к. в Excel они подписаны буквами.
  4. Понимание “диапазона просмотра”. Это часть функции ВПР, которой нужно знать, хотите ли вы получить точное значение или предполагаемое.
    • Если вам нужно точное значение, а не округленное или полученное из соседней ячейки, то вы должны ввести “FALSE” в функцию ВПР.
    • Если вы хотите узнать округленное значение или полученное из соседней ячейки, тогда введите “TRUE”.
    • Если вы не уверены, что вам нужно, то лучше ввести значение “FALSE”. В таком случае вы получите точное значение в ответ на ваш поиск по таблице.

использование функции ВПР

  1. Создайте таблицу. Вам нужно иметь как минимум два столбца информации для использования функции ВПР, верхнего порога нет.
  2. В пустой ячейке введите формулу ВПР. Она выглядит так: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup).
    • Вы можете использовать функцию в любой ячейке, но помните, что вы должны указать ее наименование вместо “lookup_value” в вашей функции.
    • Обратитесь к инструкции выше, чтобы вспомнить какое значение куда подставить. Продолжая наш пример со списком студентов и используя вышеупомянутые значения, наша формула ВПР будет выглядеть следующим образом: =VLOOKUP(F3,A2:B32,2,FALSE)
  3. Расширьте функцию ВПР для включения в нее других ячеек. Для этого выберите ячейку с функцией ВПР (F3 в нашем примере), “захватите” ячейку за правый нижний угол и потяните, чтобы включить еще одну или несколько ячеек.
    • Это позволит вам осуществить поиск используя функцию ВПР, потому что вы должны иметь как минимум две ячейки для ввода/вывода информации.
    • Вы можете ввести назначение каждой из смежных (но не объединенных) ячеек. К примеру, слева от ячейки, в которой вы ищете имя студента вы можете ввести “ФИО студента”.
  4. Проверка функции ВПР. Для проверки работы функции введите “просмотр значений” (в нашем примере это имя одного из студентов) в одной из ячеек, включенных в вашу функцию ВПР. Затем ВПР автоматически предоставит вам оценку названного студента в примыкающей ячейке.

Советы

  • Чтобы предотвратить изменение значения ячейки в функции ВПР когда вы добавляете или изменяете ячейки в таблице, введите знак “$” перед каждой буквой/цифрой, обозначающей массив таблицы. В нашем примере функция ВПР будет выглядеть так: =VLOOKUP(F3,$A$2:$B$32,2,FALSE)
  • Убедитесь, что в вашей таблице нет пробелов и ненужных кавычек.
Теги:
Информация
Посетители, находящиеся в группе Guests, не могут оставлять комментарии к данной публикации.